Helsevesen, utdanningsinstitusjoner og leverandører av finansielle tjenester risikerer brudd på dokumentsikkerheten

Helsevesen, utdanningsinstitusjoner og leverandører av finansielle tjenester risikerer brudd på dokumentsikkerheten

Ricoh Europe, London, 7. august 2011: Nye funn fra  Ricoh Process Efficiency Index  viser at det er stadig større risiko for at forretningskritisk dokumentasjon innen helsevesen, utdanningsinstitusjoner og leverandører av finansielle tjenester skal gå tapt eller utsettes for brudd på viktige forskrifter for datasikkerhet. Undersøkelsen ble utført av Coleman Parkes Research og omfatter intervjuer med 458 toppledere i seks vertikale markedssektorer i Europa. Den viste at 31 prosent av alle europeiske organisasjoner stadig mister viktige dokumenter, mens 24 prosent ikke har noen systemer for sporing og overvåking av forretningskritisk informasjon.

"Endringer i fremtidens arbeidsplass, som globalisering og endret demografi, er med på å skape en sterk vekst i informasjonsmengden.  Innen 2020 vil mengden digital informasjon bli 30 ganger større, mens antall filer vil øke 60 ganger(1).  Disse store datamengdene i kombinasjon med den endrede kulturen på arbeidsplassen gjør at  effektiv informasjonshåndtering  og overholding av forskrifter for datasikkerhet er ytterst viktig for organisasjoner i alle vertikale markeder", sier Carsten Bruhn, Executive Vice President, Ricoh Europe.

 "Disse funnene viser imidlertid at mange organisasjoner i Europa innrømmer at de fremdeles ikke håndterer kritiske dokumentprosesser på en effektiv måte, slik at de stiller uforberedt for fremtiden", sier han videre.

Undersøkelsen viser at også bransjer som er sterkt regulert, er i faresonen.  En informasjonssjef i helsevesenet uttalte følgende: "Vi samarbeider med FDA (Food and Drug Administration) og EMA (European Medicines Agency), så all informasjonen vår må være tilstrekkelig sikret. Hvis ikke, ville det kunne stilles spørsmål ved hvorvidt dataene våre var gyldige." Undersøkelsen vår viser imidlertid at nesten en tredjedel (29 prosent) av organisasjoner i helsevesenet ikke har prosesser for sporing og overvåking av forretningskritisk dokumentasjon.   

En informasjonssjef i finanssektoren kommenterte, i forbindelse med mulighet til å finne forretningskritisk informasjon sikkert og raskt, at "... på grunn av det store dokumentvolumet vi må lete gjennom, kan det noen ganger være vanskelig å finne det vi ser etter. Dette er et annet problem for oss." Dataene avslører en lignende trend. Mindre enn halvparten av virksomhetene i finanssektoren (bare 45 prosent) bekrefter at de har mulighet til å spore og overvåke alle konfidensielle forretningskritiske dokumenter, og 20 prosent i finanssektoren rapporterer at de ikke har noen prosesser på plass. Disse tallene er viktige og vil påvirke overholdelse av Sarbanes-Oxley Act, som krever at organisasjoner må sikre at forretningskritiske dokumenter ikke endres, ødelegges eller kommer på avveie.

Enda mer bekymringsverdig er det at 31 prosent av alle europeiske bedrifter fremdeles kan miste viktige dokumenter. Organisasjoner i utdanningssektoren hadde størst risiko;  38 prosent oppga at forretningskritisk informasjon av og til forsvant eller kom på avveie, sammenlignet med 14 prosent i juridisk sektor.  Over halvparten av alle selskapene (52 prosent) sa at de største følgene var betydelige forsinkelser i forretningsprosessen.  Andre følger  omfattet redusert omdømme, ubetalte fakturaer, tap av forretningskritisk informasjon, brudd på dokumentsikkerheten og misfornøyde kunder.

"Undersøkelsen viser at det er mange som utsetter seg for unødvendig risiko ien tid der virksomheter i alle vertikale sektorer må bli mer driftseffektive for å være konkurransedyktige på det globale markedet", sier Bruhn.

"Samtidig som informasjonssjefer gjennomgår forretningskritiske prosesser og tar i bruk metoder for håndtering av store datamengder i virksomheten, må de ha støtte fra driftsdirektør og administrerende direktør for å få gjennomført nødvendige endringer i arbeidsmetoder og dokumentprosesser.  Med riktig forretningspartner kan de såta i bruk en helhetlig strategi for optimalisering som vil redusere kostnader, forbedre samarbeid og effektivitet i virksomheten og sikre at forskrifter om dokumentsikkerhet for det aktuelle vertikale markedet overholdes."

Les hele undersøkelsen på  www.ricoh-europe.com/thoughtleadership

[1]IDC Managed Print and Document Services for Controlling Today's and Tomorrow's Information Costs – January 2011 -  www.ricoh-europe.com/services-solutions/knowledge-base/white-papers-research/managed-print-and-document-services/index.aspx

-slutt-