Wilh. Wilhelmsen-gruppen reduserer kostnader med ny løsning
Etter en måned med ny utskriftsløsning har Wilh. Wilhelmsen kuttet utskriftsmengden med hele 17 %. ”Dette er langt mer enn vi hadde forventet etter en måned”, sier Reidar Heyer, administrerende direktør i WilService.Kalkulasjoner viser at Wilh. Wilhelmsen kan redusere kostnadene knyttet til utskrift med 1,6 mill. kr de neste fem årene.
Utfordringen
Wilh. Wilhelmsen-gruppen hadde totalt 122 utskriftsenheter i sine lokaler på Lysaker. 40 av disse var multimaskiner, mens resten var personlige skrivere fra ulike leverandører. Det var på tide å fornye flere av maskinene og gruppen ønsket samtidig å se på kortløsninger for å bedre sikkerheten og fleksibiliteten innen dokumenthåndteringen.
Wilh. Wilhelmsen la ut en forespørsel til de syv største aktørene på markedet, hvor de spesifiserte hvilke ønsker og behov de hadde til ny løsning. Reidar Heyer, administrerende direktør i WilService, forteller at de opplevde mange skjulte kostnader forbundet med administrasjon av maskiner, som for eksempel tonerbestilling, drifting og feilsituasjoner på ulike type enheter, håndtering av skriverkøer og kostnader forbundet med fakturabehandling. Det var derfor viktig å heve blikket forbi produktteknologi og finne en løsning som tar hensyn til hele dokumenthåndteringsbildet.
Hovedmålene var å fjerne behovet for personlige skrivere, få full kontroll over hele maskinparken og å redusere antall enheter og modeller fra ulike leverandører. Videre å forenkle administrasjonen av maskinene, spare miljøet ved å eliminere unødvendig papirforbruk, samt å kutte kostnader. I tillegg ønsket Wilh. Wilhelmsen større fleksibilitet ved å gi riktig utskriftsløsning i forhold til behov for brukerne i hele organisasjonen.
Løsningen
På bakgrunn av en grundig analyse av bruk, behov og maskintyper, utført i Wilh. Wilhelmsens lokaler på Lysaker, la Ricoh frem et løsningsforslag.
Dette innebar at:
· 122 maskiner ble erstattet med 44, uten at dette gikk på bekostning av brukernes utskriftsbehov.
· Med sikker kortløsning var det ikke lenger behov for personlige skrivere.
· Enhetene som ble installert ble plassert slik at alle brukere fikk enkel tilgang.
· Opplæringskonsulenter fra Ricoh sørget for opplæring til alle brukere.
”For oss var det viktig å velge en samarbeidspartner som ikke bare er en leverandør av produkter, men som også fungerer som en partner og prosjektleder,” forteller Reidar Heyer. ”Ricoh har kompetansen og støtteapparatet som er nødvendig for å gjennomføre et slikt helhetlig prosjekt,” fortsetter han.
Resultatet
Rapporten Ricoh la frem for Wilh. Wilhelmsen viser at den nye utskriftsløsningen gir en besparelse på 1,6 millioner kroner de neste fem årene. Wilh. Wilhelmsen har oppnådd målet om å redusere kostnader, sikret konfidensialitet med kortløsning, rasjonalisert flåten med utskriftenheter med færre leverandører og modeller og oppnådd miljømessig gevinster på strøm, CO2 og papirforbruk. Administrasjonen knyttet til utskriftenheter er forenklet og de har innført retningslinjer for utskrift i organisasjonen som brukerne er fornøyd med.
Allerede etter første måned er utskriftsmengden redusert med 17 prosent. 20 000 av sidene som ble sendt til utskrift ble slettet aktivt av brukere, og 14 000 ble slettet etter å ha gått ut på tid. ”Dette er langt mer enn vi hadde forventet etter kun en måned”, sier Heyer. ”Vi hadde et mål om å redusere med 10% i starten og jobbe mot
20% etter hvert.” Han mener at et fokus på å jobbe med holdninger til endring kan ha noe med den høye oppnåelsen å gjøre.
Selv om pris også ble vurdert før vi tok den endelige avgjørelsen, var ikke dette det vi fokuserte på underveis i prosjektet. For oss er det viktig å se hele bildet, slik at vi kan drive rasjonelt,” avslutter Heyer.
Om Wilh. Wilhelmsen-gruppen
Wilh. Wilhelmsen Holding ASAer en global maritim industrigruppe med fokus på transport av, og integrerte logistikktjenester for, bil og annen rullende last gjennom sin eierandel i Wilh. Wilhelmsen ASA.Gruppen har også en ledende posisjon innenfor den internasjonale maritime service industrien gjennomWilhelmsen Maritime Services AS, som leverer produkter og tjenester til rundt 200 verft og 22 000 skipårlig.
Selskapet, som ble grunnlagt 1. oktober 1861 av Wilhelm Wilhelmsen, er i dag blant Norges mest globale virksomheter med kapasitet til å levere produkter og tjenester i 2 200 havner i 125 land. Hovedkontoret, med 500 ansatte, ligger på Lysaker utenfor Oslo.
Om WilService
WilService AS er et Facilities Management-selskap i Wilh. Wilhelmsengruppen. Selskapet leverer felles støttetjenester til gruppens hovedkontor på Lysaker. Kjernetjenester er generelle kontortjenester, resepsjon og sentralbord, kantine, administrasjon og drift av eiendom, samt sikkerhet.
Mer om Ricohs MDS
Ricohs MDS-konsept består av en femtrinns, prosjektstyrt prosess for all informasjonsflyt i en organisasjon. Vi analyserer hva som skapes av informasjon, hvordan informasjon flyter og hvordan den behandles. På bakgrunn av analysen tilbyr vi en optimalisert løsning tilpasset det behovet som er kartlagt sammen med de ansatte i organisasjonen.
Resultatet er miljøvennlig, bærekraftig drift, økt produktivitet, fornøyde medarbeidere og reduserte kostnader.
For mer informasjon, ta kontakt med
Henning Hansen
MDS Business Consultant
tlf: 22 58 78 00
