I dagens fleksible arbeidsmiljø har hybridmøter blitt en hjørnestein for samarbeid på arbeidsplassen. De kombinerer fleksibiliteten ved å jobbe eksternt med engasjementet fra ansikt-til-ansikt-samhandling, og gir det beste fra begge verdener. Men denne blandingen av virtuell og fysisk tilstedeværelse medfører også unike utfordringer som kan påvirke arbeidsopplevelsen, skape samarbeidsproblemer og redusere de ansattes engasjement. En mikrofon som ikke fanger opp stemmer godt, ansikter som flimrer på en skjerm i enden av bordet, eller en bærbar datamaskin plassert på en merkelig måte for å kunne se alle – dette er situasjoner du sikkert kjenner igjen.. 

Hybridarbeid har kommet for å bli, og derfor er det viktig å gjenkjenne og ta tak i disse utfordringene for å sikre at hybridmøtene blir produktive og inkluderende for alle som deltar. I denne bloggen har vi samlet en liste over de fem vanligste problemene med hybridmøter, og vi gir deg noen raske tips til hvordan du kan løse dem. Hvis du vil vite mer om temaet, kan du nederst i dette innlegget laste ned vår omfattende veiledning om hvordan du kan forbedre dine egne hybridmøter.

1. Tekniske utfordringer

Som du kanskje vet, kan tekniske problemer forstyrre et møte og påvirke produktiviteten og engasjementet. Dårlig videokvalitet, lydforstyrrelser og ustabile internettforbindelser er noen av de vanligste grunnene til frustrasjon. Derfor er det viktig å sikre at teamet ditt har tilgang til pålitelig teknologi av høy kvalitet uansett hvor de befinner seg. Dette omfatter blant annet konferanse- og samarbeidsverktøy av god kvalitet, god forbindelse på kontoret og ting som brukervennlig utstyr som leverer god lyd og video. Dette sikrer smidig og profesjonell kommunikasjon mellom ansatte, kunder og andre interessenter. 

2. Engasjement og inkludering

I hybridmøter sliter de som deltar eksternt, ofte med å føle seg like engasjerte og inkluderte som de som er fysisk til stede. Dette påvirker den generelle motivasjonen og til og med produktiviteten. Du ønsker å skape et møtemiljø der alle føler seg like involvert. Dette starter med å ha riktig teknologi i virksomheten. Dette kan f.eks. være kameraer og mikrofoner av høy kvalitet som fanger opp og distribuerer lyd og video på en effektiv måte, samarbeidsverktøy som tilrettelegger for deling og kommunikasjon i sanntid, f.eks. Microsoft Teams eller Zoom samt andre applikasjoner med samarbeidsfunksjoner som kan bygge bro mellom de som jobber på kontoret, og de eksterne deltakerne. Gjennomtenkt plassering av skjermer, mikrofoner og kameraer kan også forbedre opplevelsen for eksterne deltakere, slik at de føler seg mer som en del av møtet.

En inkluderende kultur er også en grunnleggende del av dette. Det er viktig å sørge for at eksterne deltakere ikke bare er passive observatører, men aktive bidragsytere. Oppmuntre til likeverdig deltakelse ved bruk av teknikker som gjør det enkelt for alle å kommunisere uavhengig av hvor de befinner seg. Velg f.eks. en systematisk moderator og be denne personen spre ordet. 

3. Feil kontorutforming

Den fysiske utformingen av kontorlokalene kan ha stor innvirkning på effektiviteten ved hybridmøter. Det er viktig å ha soner dedikert til fokusert arbeid og andre til møter eller samarbeid. Spesielt siden hybridmøter ofte gjennomføres via internett selv om deltakerne er på kontoret, noe som gjør den fysiske tilstedeværelsen til en ulempe i stedet for en samarbeidsmulighet. Derfor er det viktig å sørge for at møterommene er utstyrt med riktig teknologi, at de er lett tilgjengelige, at de er tilpasset ulike møtebehov og at plasseringen av sitteplasser legger til rette for at alle kan se og høre. Det bør være enkelt og tiltalende for de ansatte å bruke rommene.  

4. Dårlig møteetikette

Å håndtere det menneskelige elementet er like viktig som teknologien. I et hybridmiljø, enten det er et internt møte eller et kundemøte, oppstår det ofte ubehagelige situasjoner på grunn av dårlig praksis og oppførsel, f.eks. sent oppmøte eller hyppige avbrytelser. Ved å etablere tydelige retningslinjer for møteetikette kan man redusere antall frustrerende situasjoner. Spesielt i kundemøter er det viktig å opprettholde samme profesjonelle fremtoning som ved møter ansikt til ansikt. Gi veiledning om hvem som skal snakke når, hvordan man signaliserer at man ønsker å bidra, og hvordan man bruker dempefunksjonen riktig. Regelmessige påminnelser kan bidra til å innarbeide dette i teamets rutiner og fremme en kultur med fokus på omtanke.

5. Mangel på sikker kommunikasjon

I enhver virksomhet er det avgjørende å beskytte sensitive data. Ved å sørge for sikre kommunikasjonsplattformer kan du forebygge potensielle sikkerhetsbrudd og beskytte virksomhetens kritiske informasjon. Velg løsninger med ende-til-ende-kryptering og avansert tilgangskontroll for å opprettholde konfidensialitet og sikkerhet under hybridmøter.