Hvordan automatisert dokumentbehandling muliggjør mer effektiv rekruttering og onboarding av nyansatte
Da CIPD foretok en undersøkelse blant 1000 HR-ledere i 2024, fant de at 69 % anså at konkurransen om talentene hadde tiltatt det siste året, og 64 % meldte at det var vanskelig å tiltrekke seg søkere. For å lykkes i dette ekstremt konkurranseutsatte arbeidsmarkedet er det avgjørende å handle raskt for å få tak i de beste kandidatene.
Men i mange avgjørende øyeblikk blir personene som har ansvaret for rekrutteringen, hemmet av å måtte administrere og behandle dokumentasjon, enten det dreier seg om søknadsdokumenter som CV-er og søknadsbrev eller ansettelsesdokumenter som tilbudsbrev, arbeidsavtaler og annen arbeidsgiverdokumentasjon. Hvis du ansetter mange nye medarbeidere, blir den administrative byrden enda mer fryktinngytende.
Automatisering av dokumentbehandlingsoppgaver viser de pressede HR-medarbeiderne en vei til større effektivitet, produktivitet og gjennomslagskraft. Vi har for eksempel hjulpet den hurtigvoksende detaljistkjeden B&M med å redusere tiden som går med til å ansette nye medarbeidere fra to uker til bare 48 timer ved å erstatte kompliserte papirskjemaer med strømlinjeformede, automatiserte arbeidsprosesser for dokumentene.
Avanserte løsninger for automatisert dokumentbehandling er hjørnesteinen i en raskere og mer sømløs arbeidsprosess. Ved å integrere automatisering i ansettelsessyklusen forbedres opplevelsen for både rekrutteringsansvarlige og søkere, og nøkkeltall som tid til ansettelse og ansettelseskvalitet viser en forbedring.
69 % av HR-lederne mente konkurransen om talentene hadde økt i løpet av det siste året.
Hva er automatisert dokumentbehandling?
Automatisert dokumentbehandling er en form for prosessautomatisering – en metode å effektivisere arbeidet på ved å erstatte menneskelig inngrep med automatiserte prosesser. Når man tar i bruk automatisert dokumentbehandling, oppstår et rikt økosystem av digitale verktøy for behandling og lagring av kritisk informasjon og dokumentasjon. Automatiserte løsninger gjør det mulig å generere, fange opp, klassifisere, dele, spore, godkjenne og arkivere dokumenter automatisk, alt på én sentralisert plattform..
I forbindelse med rekruttering og onboarding er det en rekke dokumentbehandlingsoppgaver som må håndteres, fra å utarbeide stillingsannonser til å lagre signerte arbeidsavtaler. Informasjon om søkerne må ofte hentes fra ulike dokumenter og legges inn i HR- og søkeroppfølgingssystemer (ATS). Dette kan være kjedelig, ensformig og tidkrevende når det gjøres manuelt.
Automatisert dokumentbehandling muliggjør mer konsistente, strukturerte og smidige rekrutterings- og onboardingsprosesser. Hvis du øker rekrutteringen for å støtte opp om veksten i organisasjonen, gjør automatiserte arbeidsprosesser det enklere å behandle store mengder søknader og ansettelser.
Hvordan kan automatisering optimalisere arbeidsflyten i forbindelse med rekruttering og onboardingsprogrammer?
Et av de viktigste stegene på automatiseringsreisen er å engasjere medlemmene i rekrutteringsteamet og innhente tilbakemeldinger om de nåværende dokumentprosessene. Ved å kartlegge smertepunkter kan du identifisere områder der automatiseringen har størst effekt. Ledende virksomheter har oppnådd store forbedringer ved å integrere automatisering i rekrutterings- og onboardingsprosessene, blant annet:
1. Strømlinjeformet rekruttering og onboarding
De nyeste applikasjonene for dokumentbehandling kan automatisk generere og distribuere dokumenter til kandidater og interne HR-partnere. Det kan dreie seg om søknadsskjemaer og spørreskjemaer i starten av prosessen, jobbtilbud og avtaler når rekrutteringsansvarlige er klare til å ansette, og onboardingsdokumenter som forberedelse til første dag i jobben. Sentralisert lagring gjør det også mulig for HR-avdelingen å jobbe på en smidig måte, ved hjelp av raske søkeordsøk for å finne relevante dokumenter.
2. Digitale godkjenninger
Flere rekrutterings- og onboardingsprosesser krever formell godkjenning og autentisering fra interne ledere og kandidater. Automatiserte dokumentbehandlingssystemer tilbyr verktøy som gjør det mulig for brukerne å verifisere dokumenter digitalt og eliminerer den ekstra tiden og utgiftene som påløper når man sender inn papirskjemaer. De sender også automatisk oppdateringer og påminnelser, slik at gjennomgangs- og godkjenningsprosessene ikke går i stå. Integrering av e-signaturer kan også hjelpe medarbeiderne med å administrere kontrakter og signaturer digitalt, slik at hele arbeidsflyten blir strømlinjeformet.
3. Åpner for datadrevet etterlevelse og sikkerhet
Når rekrutteringansvarlige redigerer eller oppdaterer dokumenter, kan automatiserte dokumentbehandlingsløsninger spore og loggføre endringer, og i tillegg lagre alle tidligere versjoner for enkel referanse. Dette sikrer at du har tilgang til den nyeste versjonen av alle elementer, i tillegg til at det gir et fullstendig revisjonsspor med detaljerte opplysninger om når, hvorfor og hvem som har gjort endringer.
4. Optimalisert informasjonsbehandling
Moderne dokumentbehandlingssystemer kan integreres sømløst med mange spesialiserte ATS- og HR-informasjonssystemer (HRIS). Når dokumenter ankommer, kan automatiserte løsninger lese, trekke ut og overføre data direkte til ATS- eller HRIS-systemet, noe som erstatter overflødig manuell inntasting.
5. Forbedret databeskyttelse
Automatiserte dokumentbehandlingsløsninger lagrer innkommende dokumenter i et sentralt arkiv, med robuste sikkerhetsprotokoller og tilgangskontroller for å beskytte personopplysninger og sikre samsvar med personvernforordningen, personvernloven og andre beskyttelsesforskrifter.
En reell innvirkning på arbeidet
B&M, en stor detaljhandelskjede, har selv erfart fordelene med automatisert dokumentbehandling. Ved å erstatte papirskjemaene som ble sendt til hovedkontoret, med automatiserte arbeidsprosesser, reduserte de tiden det tok å ansette nye medarbeidere, effektiviserte onboardingsprosessen og skalerte driften slik at de kunne ansette opptil 100 nye medarbeidere per uke.
Dette stemmer overens med funnene til Society for Human Resource Management (SHRM), som viste at mer enn to av tre HR-medarbeidere har redusert tiden det tar å besette ledige stillinger ved hjelp av automatisering.
Finn en pålitelig partner for dokumentbehandling
For at automatiseringsreisen skal bli vellykket, er man avhengig av detaljert planlegging, tidlig brukerinvolvering, en løsning som støtter automatisering i stor skala og en ekspertpartner. Fra innledende konsultasjon til iverksetting av løsningen vil partneren din hjelpe deg med å unngå vanlige fallgruver og sørge for at du oppnår rask verdiskaping. Opplæring og støtte vil gjøre overgangen til de nye arbeidsmetodene enklere.
Automatisert dokumentbehandling kan gjøre rekrutteringsarbeidet raskere og mer effektivt. Når automatiseringen tar hånd om arbeid som tidligere var manuelt, kan de rekrutteringsansvarlige naturlig nok fokusere på strategiske prioriteringer som vil føre til suksess for virksomheten.
Vil du lære mer om automatisering av rekruttering og onboarding av nyansatte?
Last ned veiledningen vår, "Fremtidens ansettelser: Bli mer effektiv med automatisering av HR-dokumenter", og se resultater fra virksomheter som bruker dokumentautomatisering i HR.
Jason Spry
Portfolio Lead for Process Automation
Ricoh Europe
Ta kontakt med oss
Snakk med en Ricoh-ekspert
Forvandle arbeidsplassen din med Ricohs forretningsløsninger.
Øk effektiviteten, reduser kostnadene og kom i gang med reisen mot digital forvandling.