Hvorfor automatisering av rekruttering og onboarding er så strategisk viktig for personal- og HR-ledere
Forventningene til personal- og HR-ledere har aldri vært høyere, og arbeidsmengden har aldri vært større. I en undersøkelse fra 2024 utført av lønnsprogramvareleverandøren Sage, beskriver 95 % av HR-lederne sin rolle som overveldende. 91 % sier at arbeidstiden og ansvarsområdene deres har økt i løpet av de siste 12 månedene.
Den oppgaven HR-lederne mente tok mest tid, var å tiltrekke seg nye talenter. Utfordringen består i å rekruttere og pleie en effektiv og motivert arbeidsstyrke som fremmer vekst. Men det er langt fra enkelt. Vi opererer i et svært utfordrende arbeidsmarked, der konkurransen om talentene fortsatt er knallhard. Og vi er under konstant press for å oppnå mer med mindre.
Det er derfor prosessautomatisering er så verdifullt. De nyeste løsningene kan effektivisere de administrative oppgavene som tar så mye tid i forbindelse med rekruttering og onboarding. Ved å frigjøre HR-avdelingen fra tidkrevende, ensformige oppgaver kan dere konsentrere dere om å skape suksess for virksomheten.
I tillegg bidrar automatisering til å skape en sømløs opplevelse for søkerne fra det aller første kontaktpunktet.
91 % av HR-lederne sier at arbeidstiden og ansvarsområdene deres har økt i løpet av de siste 12 månedene.
Hva er de viktigste utfordringene ved rekruttering og onboarding av nyansatte?
Manuelle, papirbasert arbeids- metoder legger beslag på tid og ressurser, og gir begrenset innsyn i rapportering og gjennomgang. Altfor ofte bruker dyktige HR-medarbeidere tiden sin på å lete etter informasjon og administrere prosesstrinn, i stedet for å ta aktive skritt for å skaffe talenter.
Det er for eksempel ekstremt tidkrevende å behandle informasjon og dokumenter om nye medarbeidere manuelt, og å bruke e-post for å minne rekrutteringsansvarlige på å gå gjennom dem. Det går ut over produktiviteten og effektiviteten, noe som fører til lange ansettelsesprosesser og høye rekrutteringskostnader. Samtidig synker tilfredsheten blant HR-medarbeiderne. Langsom og inkonsekvent kommunikasjon skaper også en dårlig opplevelse for kandidatene og kan svekke omdømmet til merkevaren din. Dyktige søkere mister fort interessen når overbelastede HR-team bruker for lang tid på å gi tilbakemelding. På samme måte kan ineffektive prosesser, der HR sender flere forespørsler om informasjon til nyansatte, redusere suksessraten for onboarding og øke gjennomtrekken av ansatte.
I takt med atpersonvernbestemmelsene utvikler seg, øker risikoen for overtredelsesgebyr og lignende straffer hvis virksomheten baserer seg på fysiske dokumenter eller dårlig integrerte digitale systemer. De potensielle konsekvensene av et datainnbrudd kan være enorme kostnader og varig skade på bedriftens omdømme.
Til syvende og sist er det vanskelig å behandle søknader i stor skala når man jobber med papir og e-post. Langsomt, manuelt arbeid vil skape flaskehalser og forsinkelser ved ansettelser som hindrer vekst for virksomheten.
Hva er den strategiske effekten av HR-automatisering på rekruttering og onboarding?
Automatisering skaper mer kapasitet til verdiskapende arbeid i tråd med organisasjonens bredere prioriteringer og strategiske mål. De nyeste automatiseringsverktøyene kan lese, kategorisere, indeksere og lagre dokumenter, trekke ut nøkkelinformasjon og automatisk fylle ut HR-systemer. Ledende virksomheter har oppnådd betydelige fordeler ved å integrere automatisering i rekrutterings- og onboardingsprosessene sine, blant annet
1. Økt produktivitet og effektivitet
Ved å bruke mindre tid på å sortere og behandle dokumenter som søknader, CV-er og onboardingsdokumenter, eller sende påminnelser til teamet om å iverksette relevante tiltak, vil HR-avdelingen få mer tid til å finne den rette profilen eller forbedre de nyansattes opplevelse av onboardingstiden. Med mindre administrasjon får HR-medarbeiderne mer tid til å planlegge arbeidsstyrken og ønske nyansatte velkommen. Ansettelses- og onboardingsprosesser vil gå raskere og smidigere, samtidig som HR er bedre rustet til å operere raskt og i stor skala.
2. Optimalisering av kostnader og omfordeling av ressurser
Automatisering gjør at man kan oppnå mer med mindre – et stort pluss med stramme budsjetter. Ved å redusere ineffektiv manuelt arbeid knyttet til rekruttering og onboarding, kan virksomheten også redusere kostnadene knyttet til dette. Deretter kan man omfordele ressursene til områder der de har større effekt.
3. Åpner for datadrevet regeletterlevelse og sikkerhet
Fra et backoffice-perspektiv kan automatisering bidra til å bygge opp en mer robust etterlevelses- og sikkerhetsstrategi. Automatiserte retningslinjer for oppbevaring og sletting av applikasjons- og onboardingsdata kan sikre at de er i tråd med personvernbestemmelsene – noe som reduserer risikoen og forenkler revisjoner. Et pålitelig, automatisert system for sikkerhetsadministrasjon betyr færre søvnløse netter med bekymring for tap av data.
4. Skaper en bedre opplevelse for søkere og medarbeidere
Etter å ha investert tid og energi i søknadsprosessen, forventer kandidatene raske, responsive tilbakemeldinger og tydelig veiledning om hva som er neste steg. Automatiserte arbeidsprosesser sikrer konsekvent kommunikasjon, med hendelsesstyrt iverksetting av funksjoner og strukturerte prosesser. Dette vil gi kandidater og nye medarbeidere en mer tilfredsstillende og engasjerende opplevelse, samtidig som det bidrar til å tiltrekke seg de aller beste talentene.
Bruk HR-automatisering til å øke fleksibiliteten og suksessen
Automatisering frigjør tid til verdifullt HR-arbeid og hjelper virksomheten med å rekruttere de beste talentene, reagere dynamisk på endringer og innfri de økende forventningene i organisasjonen. Etter hvert som man automatiserer flere prosesser, vil den positive effekten fortsette. Kort sagt kan HR-teamet fokusere tiden sin på å være en strategisk partner for virksomheten og forbedre medarbeideropplevelsen .
Trenger du hjelp? Ricoh tilbyr en rekke automatiseringsløsninger for HR som strømlinjeformer prosessene, øker effektiviteten og styrker HR-teamet ditt. Ved å utnytte vår ekspertise kan virksomheten drives fremover.
Vil du lære mer om automatisering av rekruttering og onboarding av nyansatte?
Last ned veiledningen vår, "Fremtidens ansettelser: Bli mer effektiv med automatisering av HR-dokumenter", og se resultater fra virksomheter som bruker dokumentautomatisering i HR.
Brian Murray
Chief Human Resources Officer, Ricoh Europe
Ta kontakt med oss
Snakk med en Ricoh-ekspert
Forvandle arbeidsplassen din med Ricohs forretningsløsninger.
Øk effektiviteten, reduser kostnadene og kom i gang med reisen mot digital forvandling.