Hvorfor en investering i en plattform for gode opplevelser på arbeidsplassen kan bidra til å styrke medarbeiderne dine

Fasilitetsansvarlig: Forbedre hverdagen for besøkende og ansatte

Fasilitetsansvarlige har ofte i oppgave å ønske besøkende og VIP-er velkommen og sørge for at de får en sømløs opplevelse på stedet. Det siste du ønsker, er å la de besøkende vente i resepsjonen eller be dem fylle ut endeløse skjemaer før de får lov til å komme inn.

Ved å bruke RICOH Spaces kan du fjerne denne friksjonen. Du kan planlegge hele besøket i plattformen, sende invitasjoner og spørreskjemaer for å sjekke om den besøkende har behov for universell utforming, parkering eller spesialkost, samt elektroniske skjemaer eller taushetserklæringer som de må signere. Basert på svarene fra de besøkende kan du bestille rom, be om ekstra AV-utstyr, bestille catering og reservere parkeringsplass eller sykkelstativ.

Når besøkende ankommer stedet, skriver de inn en PIN-kode på et digitalt panel. Et adgangskort skrives ut, og du får automatisk beskjed om å ta imot de besøkende. Det er raskt og enkelt, reduserer oppholdstiden i resepsjonen og bidrar til å sikre at besøkende umiddelbart får et positivt inntrykk av virksomheten.

Fasilitetsansvarlige vil bruke tiden sin på å utforske arbeidsplassanalysene i RICOH Spaces. Miljøsensorer kan for eksempel spore lys, støy, temperatur, luftfuktighet og lufttrykk, slik at du kan foreta kontinuerlige justeringer av varme-, ventilasjons- og belysningssystemer for å forbedre de ansattes komfort og trivsel. På samme måte kan sanntidsdata om belegg bidra til å støtte beredskapen i tilfelle det oppstår en hendelse som krever umiddelbar evakuering.

Personalavdeling: Støtter smidig, produktivt og samarbeidsorientert hybridarbeid

For personalavdelingen kan analyseoversiktene bidra til å spore effektiviteten av retningslinjene for hybridarbeid. Du kan se data om når og hvor ofte de ansatte er på kontoret, og ta avgjørelser om hvordan du kan styrke kontakten og kulturen. Hvis de ansatte sjelden bruker kontoret, kan du organisere gruppearrangementer på stedet for å oppmuntre til samarbeid. Og for å hjelpe ansatte med nedsatt funksjonsevne kan du fremheve rom med rullestoltilgang og tilgjengelighetsstoler på plantegninger i plattformen. 

RICOH Spaces kan også spille en rolle i rekrutterings- og personalhåndteringsarbeidet. Ved å gi de ansatte tilgang til smidige, brukervennlige løsninger kan du posisjonere organisasjonen din som en innovatør, noe som bidrar til å sikre at du appellerer til talentfulle kandidater, spesielt yngre, digitalt innfødte.

Workplace consultants Uncoded har nylig tatt i bruk RICOH Spaces på London-kontoret. Den kommersielle direktøren sa dette om plattformen: "Når vi fortsetter å vokse, vil det at vi gir våre ansatte toppmoderne digitale muligheter, hjelpe oss med å tiltrekke oss og beholde de beste talentene."

Driftsteamet: Effektiv styring av arbeidsområdet

Ved å ta i bruk RICOH Spaces blir livet enklere for driftsteamene også. For det første håndteres all bestilling av lokaler via én sentral plattform – de ansatte kan logge seg på via en nettleser eller app for å bestille kontorpulter, møterom, samarbeidssoner, garderobeskap, parkeringsplasser, sykkelstativer med mer. De kan planlegge hele dagen før de reiser hjemmefra, og slipper å bruke tid på å lete etter lokaler når de ankommer. Firma for formuesforvaltning Evelyn Partners bruker plattformen til å administrere mer enn 1150 pulter og 125 sykkelplasser.

RICOH Spaces gjør det mulig for driftsteam å administrere arbeidsområdet med større smidighet enn noensinne. Med sanntidsdata om belegget kan de følge med på hvordan de ansatte bruker lokalene, og om det er behov for å revurdere og optimalisere oppsett og design. Hvis du for eksempel finner ut at de ansatte foretrekker å bruke kontoret til idéutvikling i grupper i stedet for individuelt arbeid, kan du legge til flere samarbeidssoner og møterom.

Økonomiavdelingen: Reduserte eiendoms- og energikostnader

I RICOH Spaces kan økonomiavdelingen spore langsiktige trender for kontorbruk for å sikre en positiv avkastning, både med tanke på de ansattes trivsel og arealutnyttelse. Denne innsikten gjør det mulig å ta smartere, datadrevne beslutninger om hvordan eiendomsmassen brukes. Slik kan du frigjøre plass til personlig samarbeid, legge til kommunikasjonsknutepunkter eller redusere antall møterom, avhengig av medarbeidernes behov. 

For eksempel, da det store flyselskapet easyJetimplementerte RICOH Spaces for å støtte sin strategi for hybridarbeid, oppdaget de snart at de ikke lenger trengte så mye plass på hovedkontoret, og at de kunne forbedre den generelle produktiviteten og samarbeidet for teamene sine.

I tillegg kan integrering av energisensorer med RICOH Spaces gi økonomiavdelingen detaljert innsikt i strømforbruket og utgiftene på arbeidsplassen. Med denne informasjonen kan du identifisere muligheter for å redusere energikostnadene og implementere grønnere driftspraksis, for eksempel ved å slå av IT-utstyr på slutten av dagen eller legge til isolasjon for å redusere varmetapet.