De virkelige grunnpilarene i intelligent arbeid: Å knytte sammen mennesker, steder og teknologi

Søren Krogh-Nielsen, CEO hos Ricoh Nordics, ser nærmere på en utfordring som mange organisasjoner fortsatt sliter med: hvorfor, til tross for mange års investeringer i digitalisering, Arbeidet føles fortsatt tyngre enn det burde.

Svaret ligger ikke i mangel på teknologi. Det skyldes at teknologien og selve arbeidsplassen har utviklet seg i hver sin retning.

Arbeidsplassen er ikke ødelagt, den er fragmentert

I løpet av det siste tiåret har organisasjoner investert betydelig i digitale verktøy, plattformer og infrastruktur. Men i stedet for å skape sømløse opplevelser har dette ofte ført til et fragmentert miljø.

Ansatte beveger seg mellom enheter, systemer og fysiske rom som ikke kommuniserer med hverandre. Møterom, samarbeidsverktøy, bestillingssystemer, sensorer, AV-utstyr og Workplace Services fungerer alle i isolerte enheter. Det er brukeren som må sørge for at de fungerer sammen. Mange ansatte er i praksis opptatt med å «rydde opp i rotet som har oppstått». 

Denne fragmenteringen er mer enn bare en ulempe. Det bremser folk opp, skaper hindringer i hverdagsoppgavene og påvirker til slutt produktiviteten. Faktisk opplever mange organisasjoner en nedgang i produktiviteten, ikke fordi folk jobber mindre, men fordi Arbeidet i seg selv har blitt mer komplekst.

Hvordan hybridarbeid, AI og eldre systemer øker kompleksiteten

Denne utfordringen forsterkes av tre krefter som virker sammen. For det første har hybridarbeid endret forventningene på en grunnleggende måte. Ansatte legger nå stor vekt på fleksibilitet og verdsetter den ofte høyere enn lønn. Men selv om det finnes retningslinjer for hybridarbeid, er opplevelsen av dette ofte ujevn og frustrerende.

I tillegg skaper kunstig intelligens enorme forventninger når det gjelder produktivitet. Selv om de lovede gevinstene ennå ikke har slått helt gjennom, er retningen klar: Kunstig intelligens vil forandre måten vi utfører arbeidet på. Det egentlige spørsmålet for organisasjonene er hvordan de skal få denne omstillingen til å bli en realitet.

Og til slutt er IT-budsjettene fortsatt i stor grad knyttet til vedlikehold av eldre systemer. År med Digital transformasjon har skapt komplekse infrastrukturer som krever kontinuerlige investeringer bare for å holde driften i gang, noe som gir begrenset kapasitet til innovasjon.

Sammen fører disse faktorene til et betydelig gap mellom ambisjon og virkelighet.

Det manglende leddet: å knytte sammen den fysiske og den digitale arbeidsplassen

Siden mange organisasjoner legger stor vekt på den digitale opplevelsen, kan de fysiske omgivelsene der arbeidet faktisk utføres ofte bli oversett.

Folk opplever ikke arbeidet utelukkende gjennom programvare. De samhandler med møterom, enheter, skjermer, kontorinnredning og fellesressurser. Disse fysiske elementene påvirker hvordan arbeidet oppleves og hvor effektivt det flyter.

Likevel er den fysiske og den digitale verdenen ikke integrert i de fleste organisasjoner. Det er her en mer intelligent tilnærming til arbeidet tar sin begynnelse: ved å å knytte sammen alt det folk kommer i kontakt med til én samlet, helhetlig opplevelse.

Fra isolerte systemer til intelligent koordinering

I stedet for å forvente at de ansatte skal finne veien gjennom kompleksiteten, bør arbeidsplassen selv ta på seg det tyngste arbeidet. Det innebærer å skape et miljø der systemer, rom og tjenester er koblet sammen, tar hensyn til konteksten og er i stand til å reagere dynamisk på brukernes behov. I praksis endrer dette måten det daglige arbeidet utføres på.

Ta for eksempel noe så enkelt som å avtale et møte. I dag innebærer det ofte å sjekke kalendere, gjette seg til romstørrelser, håpe at teknologien fungerer og løse problemer på stedet. I et nettverk blir denne prosessen helt sømløs. Systemet registrerer hvem som deltar og på hvilken måte, velger riktig rom ut fra kapasitet og teknologibehov, sørger for at lokalet er funksjonelt og tar til og med hensyn til faktorer som rommets tilstand.

Hvis noe går galt, blir det ikke brukerens problem. Problemer kan identifiseres, diagnostiseres og videresendes automatisk til de riktige supportteamene, samtidig som alternative løsninger tilbys i sanntid. Opplevelsen blir helt problemfri. Ikke fordi det er færre systemer, men fordi de samarbeider.

Hvorfor er data og kontekst avgjørende for intelligent arbeid?

En avgjørende faktor for denne endringen er evnen til å samle data fra hele arbeidsplassen og bruke den i sammenheng.

Når organisasjoner har oversikt over enheter, lokaler og brukerinteraksjoner, kan de gå fra reaktiv support til proaktiv optimalisering. Problemer kan forutses før de oppstår. Ressursene kan fordeles mer effektivt. Beslutninger kan baseres på faktiske bruksmønstre i stedet for antakelser.

Det er også dette som frigjør den virkelige verdien av AI. Uten sammenkoblede data fungerer AI i isolerte enheter. Med et helhetlig overblikk over arbeidsplassen kan systemet støtte prosesser fra start til slutt, slik at man ikke bare forstår hva som skjer, men også hvorfor og hva man skal gjøre videre.

Forenkling av IT-driften og reduksjon av risiko 

For IT-team har denne tilnærmingen stor betydning. I stedet for å administrere flere uavhengige plattformer og håndtere stadige problemer, får de et helhetlig overblikk over arbeidsplassen. Dette forenkler driften, reduserer kompleksiteten ved integrasjonen og skaper et mer stabilt og pålitelig miljø.

Det frigjør også tid og ressurser, slik at man kan konsentrere seg om tiltak som skaper reell forretningsverdi. Samtidig får de ansatte en mer intuitiv og ensartet brukeropplevelse. Et miljø der teknologien støtter arbeidet deres i stedet for å være til hinder.

En mer menneskelig tilnærming til produktivitet

I siste instans er målet ikke bare å forbedre systemene, men å forbedre hvordan folk opplever arbeidet sitt. Når hindringene fjernes, kan folk fokusere, samarbeide og prestere på sitt beste. Når data er koblet sammen, kan organisasjoner ta smartere beslutninger. Når driften er pålitelig, øker tilliten i hele virksomheten.

Disse elementene henger tett sammen. Å forbedre én av dem uten å ta hensyn til de andre løser bare en del av problemet. Men når de slår seg sammen, blir virkningen langt større.

Å sette det hele sammen

Veien videre innebærer ikke at organisasjonene må rive ut og erstatte det de allerede har. Faktisk er det stikk motsatt. Muligheten ligger i å knytte sammen eksisterende investeringer, ved å samle teknologier, plattformer og miljøer til en helhet.

Organisasjoner trenger ikke flere verktøy. De må få oversikt over de de allerede har. Eller, for å si det enkelt: Få alt til å henge sammen, og sørg for at arbeidsplassen fungerer slik den skal.