Faktureringstjenester

Ricohs faktureringstjenester hjelper dere med å oppnå bedre flyt i faktureringsarbeidet ved å introdusere effektive, sporbare faktureringsrutiner på tvers av organisasjonen.

Tjenesten vår kan hjelpe dere med å:

• Redusere energi-, papir- og postkostnader ved å gå over fra papirbasert til elektronisk fakturering
• Spare tid ved å effektivisere manuell arbeidsflyt og øke hastigheten på faktureringsbehandlingen
• Øke produktiviteten ved å frigjøre ansatte til å fokusere på andre områder av virksomheten
• Forbedre likviditetsstyringen med en klar oversikt over midler som er på vei inn i og ut av organisasjonen
• Støtte opp om miljøbestemmelser ved å gå over til papirløs fakturering
• Forbedre dokumentsikkerheten ved å redusere risikoene forbundet med fysisk transport og lagring

Faktureringstjenester

Denne tjenesten inkluderer:

• Levering av utgående fakturaer gjennom digitale kanaler eller utskriftskanaler
• Overgang fra papirkopi til digitalfakturering i et tempo som passer kundene deres
• Automatisk formatering, sortering og levering av fakturaer i foretrukket format

Leverandør restkonto

Denne tjenesten inkluderer:

• Innhenting av alle innkommende fakturaer fra flere kanaler, fra papir og e-post til elektronisk filoverføring
• Konvertering av all e-post til digitalt format og levering til Enterprise Resource Planning (ERP)-programmet som en e-faktura

Ricohs løsning gir effektivitetsgevinster på 63 %

Kundeeksempel 1 – Ricohs løsning gir effektivitetsgevinster på 63 %

Ricohs løsning for digital fakturabehandling har hjulpet en leverandør med å ta kontroll over den internasjonale leveransekjeden. Det automatiserte systemet har forenklet validering og godkjenning av fakturaer og redusert behandlingstiden for leverandørfakturaer.

De manuelle, papirbaserte systemene som denne verktøyleverandøren brukte til å behandle leverandørfakturaer, var ineffektive og tidkrevende. Selskapet trengte en mer effektiv løsning for fakturabehandling som ville automatisere manuelle systemer, effektivisere godkjenningsprosessen og sikre at leverandørfakturaer ble betalt i tide uten behov for å håndtere papirdokumenter.

Med en grundig forståelse av kundens forretningsbehov og -krav var Ricoh i stand til å omstrukturere prosessen. Vi introduserte en intelligent digital løsning for å automatisere prosessene for fakturagodkjenning og integrere dem direkte i selskapets eksisterende systemer, noe som gir nøyaktig finansinformasjon i sanntid.

Kundeeksempel 2 – Invoicing Services sparer sportsklærprodusent for EUR 3 millioner i året

Ricohs kunde, en velkjent sportsklærprodusent, brukte EUR 4 millioner i året på å distribuere fakturaer og kontoutskrifter på papir.

Faktureringsprosessen ble administrert av selskapets sentraliserte faktureringsavdeling, og fakturaer ble skrevet ut, lagt i konvolutter, sortert etter land og postlagt daglig. Andre transaksjonsdokumenter, som kontoutskrifter og ordrebekreftelser, ble utarbeidet månedlig.

Selskapet innså at de eksisterende prosessene var ineffektive og i stor grad avhengige av manuell behandling, så Ricoh ble forespurt om å tilby en administrert tjeneste som ville forenkle administreringen og redusere tilknyttede kostnader.

Sportklærprodusenten setter nå ut faktureringsprosessen til Ricoh. Transaksjonsdata, generert av selskapets ordrebehandlingssystem, behandles nå av Ricoh og brukes til å generere elektroniske fakturaer. I henhold til hver sluttbrukers preferanse blir fakturaene da enten lastet opp til en webportal for visning på nettet eller skrevet ut og ekspedert på konvensjonelt vis.

Selskapet arbeider nå med å migrere 80 % av kundene sine til elektronisk fakturering. Overgangen gir besparelser på EUR 3 millioner i året og sikrer at interne prosesser er i tråd med selskapets miljøpolitikk.