Hjem
Innsikt
Blogs
steps to introducing a document management system

11 trinn for å introdusere et dokumentbehandlingssystem

image

Mange virksomheter vil i dag ha en blanding av papirprosesser og digitale prosesser.

Programmer som er tatt i bruk for å dekke et umiddelbar behov, kan ha fungert som forventet. Likevel er sjansen stor for at de nåværende prosessene ikke lenger vil være egnet til formålet etter hvert som kompleksiteten i virksomheten vokser.
 
Ta for eksempel dokumentbehandling. Dette vil sannsynligvis bli håndtert av en digital løsning kombinert med noe fysisk lagring eller som i det minste involverer noe manuell innsats fra personalet for å sikre at informasjon indekseres riktig. Denne tilnærmingen kan fungere bra. Det kan imidlertid være på tide å vurdere en mer omfattende løsning som vil gjøre driftsprosessene mer effektive, spare kostnader og la de ansatte fokusere på jobbene sine i stedet for å lete etter informasjon. Å introdusere et dokumentbehandlingssystem (DMS) kan være en utfordring, men med en systematisk tilnærming kan du unngå problemer.

1. Overbevis de involverte og få hjelp fra spesialister.

Innføringen av et DMS er et komplekst og omfattende prosjekt som endrer de ansattes arbeidsmåte. Skap lagånd på et tidlig tidspunkt og involver alle relevante ansatte og avdelinger. Bruk deres kunnskap, erfaring og ekspertise.

2. Gjennomfør en omfattende undersøkelse av dagens situasjon.

En detaljert analyse av nåsituasjonen danner grunnlaget for velfundert prosjektplanlegging:
 
  • Hvilke dokumenter jobber du med i din organisasjon?
  • Hvordan foregår behandlingen, indekseringen og arkiveringen av disse i dag?
  • Hva er årsakene til at dere vil ta i bruk et nytt system?
 
Lag en detaljert liste over alle punktene, og lag en sjekkliste.

3. Sett opp mål

Analysen er grunnlaget for å definere detaljerte mål i samsvar med det du ønsker å oppnå. Formuler hvilke dokumenttyper du ønsker å digitalisere og hvordan du ønsker å organisere informasjonsflyten i virksomheten.
 
Spørsmålet om hvilke avdelinger og personer som skal ha tilgang til dokumentene, er også viktig. Tenk på kriterier som arbeidseffektivitet, databeskyttelse og informasjonssikkerhet. Det er også viktig å gjøre prioriteringer.

4. Velg etablerte IT-fagfolk som partnere

For de fleste virksomheter anbefales en altomfattende pakke levert av IT-leverandører med omfattende service fra planlegging til installasjon til støtte. 
 
Du må kunne stole på smidig drift og enkel håndtering av DMS-programvaren. Sørg for at IT-tjenesteleverandøren har tilstrekkelig erfaring og garanterer intensiv prosjektstøtte.

5. Organiser og gjennomfør opplæring for ansatte

Tilstrekkelig opplæring i den nye programvaren gjør at dine ansatte får en god innføring i programmet. En god partner vil hjelpe deg med dette for å sikre effektiv og riktig bruk av det nye systemet.
 
Når du planlegger trinnene dine for å introdusere digital dokumentbehandling, bør du tenke på hvilke ferdigheter du anser for å være nødvendige for arbeidsstyrken din. Ideelt sett kan dine ansatte bruke programvaren rett etter at den er innført. Da vil du raskt kunne utnytte fordelene.
 
Invester i god opplæring og seminarer. IT-tjenesteleverandøren du velger bør tilby praktiske opplæringskurs.

6. Iverksetting: Introduksjon av DMS-programvaren

Du har mestret de forberedende trinnene for introduksjonen, nå kommer det store øyeblikket. IT-spesialistene implementerer programvaren, og dine ansatte kan ta i bruk de digitale applikasjonene. Opplæringen de har fått skal gjøre dem i stand til å forstå og betjene funksjonene som kreves.
 
Likevel vil det være spørsmål og problemer. Dette er normalt med en så omfattende omstilling. Den rette digitale partneren vil hjelpe deg med prosjektledelse. Rask støtte er spesielt viktig for mindre problemer.

7. Følg godt med og støtt opp under implementeringen av DMS

Digitalisering av dokumentbehandling er vanligvis en mellomlang til langsiktig prosess. Noen ganger er det først i praksis at det blir tydelig hvor det er et ekstra behov for optimalisering.
 
Hent inn erfaringene avdelingene og de ansatte har gjort seg systematisk.

8. Implementer seminarer for gjennomgang av prosessen

Seminarer hvor du kan få målrettede tilbakemeldinger fra arbeidsstyrken din kan være et verdifullt bidrag til systematisk prosjektstøtte. Mye går tapt i hverdagen. Det oppstår for eksempel et problem, eller noen har et forslag til forbedring, men glemmer så å videresende det. Med tilbakemeldingsseminarer kan du fange opp og ta opp teamets praktiske erfaringer.

9. Implementer nye digitale prosesser gradvis

Mange organisasjoner bestemmer seg for å digitalisere dokumentbehandlingen trinn for trinn. Dette muliggjør tydelig implementering over lengre tid og gir bedre kontroll. Organisering av opplæringskurs og andre oppgaver er en fast del av dette over flere måneder eller år. Derfor er det viktig å planlegge fremover.

10. Permanent prosjektledelse: kontroll og justering

Forstå digitaliseringen av dokumentbehandlingen din som et langsiktig prosjekt. Tekniske muligheter kan endre seg, akkurat som dine individuelle behov. Du bør derfor konsekvent sjekke i hvilken grad ditt nåværende DMS samsvarer med virksomhetens behov.
Paul Anderson

Paul Anderson

CLOUD SERVICES BUSINESS MANAGER EMEA, RICOH EUROPE

Ricoh kan hjelpe deg med innføringen av digital dokumentbehandling

Å introdusere et nytt DMS og en ny prosess på en systematisk og koordinert måte er avgjørende for at prosjektet skal lykkes på lang sikt. Det er viktig å sørge for at du jobber med en digital partner som kan støtte deg gjennom alle stadier av implementeringen, og som kan gi opplæring og kontinuerlig støtte for å bygge inn den nødvendige atferdsendringen i organisasjonen din.
Oppdag våre prosessautomatiseringsløsninger
Process automation solutions

Ta kontakt med oss

Snakk med en Ricoh-ekspert

Ta kontakt med en av våre konsulenter og finn ut hvordan vi kan hjelpe din bedrift.

Kontakt oss