Hjem
Innsikt
Blogs
Document Management - On Premises or Cloud?

Dokumentbehandling – lokalt eller i skyen?

image

Programvare som en tjeneste i skyen: fleksibel dokumentbehandling med minimal innsats

Lenge dominerte lokale programvareløsninger. Virksomhetene kjøpte lisenser for de respektive programmene og installerte dem lokalt på datamaskiner eller bedriftsservere. 
 
Programvare som en tjeneste (SaaS) erstatter i dag denne modellen. Programvaren forblir på leverandørens servere, og brukere kan få tilgang til systemet via skyen. Denne utviklingen er basert på noen fordeler med skyen. Du kan spesielt dra nytte av disse innenfordokumentbehandling. De viktigste fordelene er:
 
  1. Besparelser og lavere kostnadsrisiko
  2. Lav IT-innsats 
  3. Stedsuavhengig tilgang til data 
  4. Effektivitet og datasikkerhet
 
La oss finne ut i detalj hvordan et selskap kan dra nytte av disse:

1. Besparelser og lavere kostnadsrisiko gjennom SaaS-løsninger

  • Med løsninger som installeres lokalt får du rett til å bruke programvare til en engangspris. Anskaffelseskostnadene er høye, og investeringsrisikoen er tilsvarende høy. Med DMS-systemer i skyen minimerer du denne risikoen. Den aktuelle leverandøren gjør dokumentbehandlingssystemet (DMS) tilgjengelig for deg på sine servere. Du betaler en transparent månedlig pris for dette. Du kan være fleksibel og endre dette når som helst, i henhold til oppsigelsesfristen. Denne SaaS-modellen har også en positiv effekt på balansen din: Du slipper enorme engangskostnader – likviditeten og egenkapitalandelen din forblir høy.

  • Alt-inkludert-tariff med skyvarianten: Tjenester som support, vedlikehold og oppdateringer er inkludert i månedsprisen, med skyvarianten. Dette øker også planleggingssikkerheten din. I tillegg er tjenesteleverandøren ansvarlig for den tekniske funksjonaliteten, noe som er grunnen til at de bærer den tilhørende økonomiske risikoen. Som kunde trenger du ikke bekymre deg for noen overraskende tilleggskostnader.

2. Lav IT-innsats med skytjenester

Når løsningene er installert lokalt, står bedrifter overfor en betydelig IT-innsats. Interne IT-spesialister må tilpasse programvaren til individuelle krav, utføre vedlikeholdsarbeid og ivareta sikkerheten til bedriftens server. Med SaaS kan du sette ut disse oppgavene. 
 
Dette lar deg fokusere fullt ut på din faktiske virksomhet. Innsatsen som kreves av IT-avdelingen din, blir betydelig lavere.
Location-independent access to data

3. Stedsuavhengig tilgang til data

Selv etter pandemien har trenden mot fleksibelt arbeid fortsatt: Mange virksomheter og arbeidsstyrker har erkjent fordelene ved å jobbe eksternt. Digital dokumentbehandling i skyen er et sentralt krav for dette.
 
Mens lokale løsninger gjør at du er knyttet til infrastrukturen i virksomhetens hovedkvarter, vil du med en skyløsning kunne få tilgang til data og dokumenter i skyen fra hvor som helst. Det er tilstrekkelig om du identifiserer deg med passord, fingeravtrykk eller en annen sikkerhetsmekanisme.
 
Ansatte i bedriften kan enkelt utføre sine oppgaver med skyløsninger. Det samme gjelder arbeidstakere og selvstendig næringsdrivende som for eksempel jobber på toget eller har en avtale utenfor kontorbygningen.

4. Med omfattende digitalisering øker du effektiviteten

For mange bedrifter er digital dokumentbehandling det første steget mot bredere digitalisering. Med et helhetlig DMS effektiviserer du alle driftsprosesser. Automatiseringen av en rekke arbeidstrinn fjerner den administrative byrden fra teamene dine.
 
I tillegg sørger den oversiktlige arkiveringen av filer i skyen for at de kan bli funnet raskt. Du trenger ikke lenger et romslig arkiv ved hovedkvarteret – du kan bruke den plassen til andre ting!
With comprehensive digitization you gain in efficiency

Ta kontakt med oss

Snakk med en Ricoh-ekspert

Ta kontakt med en av våre konsulenter og finn ut hvordan vi kan hjelpe din bedrift.

Kontakt oss