Evnen til å kunne gjennomføre både personlig og virtuelt samarbeid umiddelbart er noe man ganske enkelt forventer. Selv grunnleggende ting – som å sikre at ansatte kan bestille eller avbestille en pult i siste liten, registrere bilparkering på en app og finne frem i bygningen – kan bli unødvendige hindringer som gjør det mer avskrekkende å vende tilbake til kontoret hvis de er for komplekse, utilgjengelige eller ikke følger gode prinsipper for brukeropplevelse.
For å si det enkelt, så må den riktige teknologien være på plass for at ansatte raskt, effektivt og effektivt skal kunne gjøre jobben sin, uansett hvor de måtte befinne seg. På samme måte må teknologi være allestedsnærværende slik at hjemmebaserte arbeidere ikke sakker etter i forhold til de som er på kontoret.
Dessuten må bedriftene gå bort fra digitalisering bare for digitaliseringens skyld. Hvis en prosess er ineffektiv, vil den fortsatt være det selv om den er digitalisert. Hovedmålet bør alltid være å sikre at alle forbedringer er sentrert rundt medarbeiderne. Å måtte bruke én app for å bestille et skrivebord, en annen for å bestille et rom og en tredje for å registrere en gjest, vil fort bli en kilde til frustrasjon for de ansatte.
I stedet må IT-ansvarlige finne løsninger som tilbyr en sømløs arbeidsplassopplevelse som prioriterer smidighet. For eksempel kan virkelig godt integrerte plattformer for forbedring av arbeidsplassene, som RICOH Spaces, gi ansatte et komplett verktøysett med skrivebords- og besøksadministrasjon, romadministrasjon og serviceforespørsler i én og samme mobilapp. Disse teknologiene bringer arbeidsplassen nærmere de ansatte og gjør overgangen tilbake til kontoret sømløs.
