Hjem
Innsikt
Blogs
How to file and find documents in 7 steps

7 trinn for å arkivere og finne dokumenter

image

Digitalisering betyr ikke automatisk at du vil tjene på oversiktlig arkivering i fremtiden.

På mange arbeidsplasser hindrer tungvinte eller kaotiske dokumentarkiveringssystemer effektiviteten i arbeidet. Arkivering i papirformat har vist seg å være spesielt lite effektivt. Når du arkiverer et dokument, tar denne manuelle handlingen unødvendig lang tid. Hvis du vil finne dokumenter igjen, kaster du ofte bort tid, da også. Det er derfor mye som kan sies til fordel for omfattende digitalisering av dokumentlagring, noe som også sparer deg for kostnader til papir, skrivere og arkivering. 
 
Men pass på: Digitalisering betyr ikke automatisk at du vil tjene på oversiktlig arkivering i fremtiden. Hvis du arkiverer dokumenter usystematisk, vil det bli rot på datamaskinen eller i skyen din. I dette tilfellet vil du også få problemer med å finne dokumenter digitalt. 
 
Merk deg de følgende trinnene, så vil du lykkes med å digitalisere dokumentbehandling og arkivering.

1. Tenk på en passende mappestruktur før du digitaliserer

En strukturert tilnærming anbefales ved implementering av et nytt digitalt dokumentarkiveringssystem. Noen gjør den feilen å samle dokumentene som skal skannes på skrivebordet, for eksempel. Resultatet er at du må sortere dem i et andre trinn, noe som er tidkrevende.
 
Det er bedre å lage en brukervennlig mappestruktur før du arkiverer det første dokumentet.
 
Vurder hvilke mapper og mappenavn som passer til ditt formål. Hvilke mapper passer for første nivå? Hvilket mappesystem vil du implementere i underkatalogene? Bruk litt tid på å tenke over dette, det er verdt det. Det vil kreve betydelig innsats å restrukturere dette senere.

2. Velg et spesifikt mappesystem

Det finnes en rekke arkivsystemer som du i prinsippet kan bruke. Det er viktig at du unngår følgende feil:
 
  • Det verste alternativet er å lagre alle dokumenter på datamaskinens skrivebord. Du mister fort oversikten. 
  • Begrens også antall mapper. Med for mange mapper vet du ikke lenger hvor dokumentene er plassert. 
  • Begrens også antall nivåer. I beste fall åpner du en fil innen maksimalt tre klikk.
  • På alle nivåer bør du gi mappene presise navn.

3. Fyll det nye arkivsystemet med filer

Nå kan du kopiere dokumentene dine til de enkelte mappene eller lagre dem der. Det er best å begynne med alle dokumentene du har i digitalt format. Kopier alle filene du har på datamaskinen din, på ekstern harddisk og på mobile enheter til det fremtidige digitale arkivsystemet. Har du dokumentvedlegg i e-postinnboksen som du ikke har lagret systematisk ennå? Legg disse til filsystemet også.
 
Først nå bør du begynne å ta deg av dokumentene i papirform. Skann disse dokumentene, én mappe om gangen. Start for eksempel med fakturaer, og ta deretter hånd om andre dokumenttyper.

4. Maksimer effektiviteten: foreta en omfattende digitalisering av dokumentene

Arkiver alle nye dokumenter direkte i digital form – så kan du enkelt finne dem igjen senere 
 
Hvis du bestemmer deg for å bruke digital dokumentbehandling, bør du gradvis eliminere fysiske dokumenter helt. Det er ikke til å unngå at du fortsatt vil motta enkeltfakturaer og andre dokumenter på papir. Detaljhandelskvitteringer er et eksempel. Digitaliser dem umiddelbart. Du kan bruke ulike programmer til dette. Gode regnskapsprogrammer har muligheter for digitalisering av kassakvitteringer.
 
En ekstra fordel er at et slikt regnskapsprogram automatisk legger dataene inn i regnskapssystemet.

5. Tenk på pålitelig beskyttelse for dataene dine

Med digitalisering av dokumentlagring øker du effektiviteten og reduserer kostnadene. Vær imidlertid oppmerksom på at du må beskytte filene dine godt. Tap av data kan få alvorlige konsekvenser for virksomheten din, men du kan forhindre dette hvis du tar regelmessige sikkerhetskopier. 
 
En annen fare er hacking, men med effektive beskyttelsestiltak kan du unngå tilgang fra uautoriserte tredjeparter.

6. Organiser og administrer tilgangsrettigheter til mapper

Adgangsrettigheter bør være tydelige og transparente. Du bør bare tillate tilgang hvis ansatte trenger det for arbeidet sitt. Ellers er det fare for datalekkasjer og brudd på databeskyttelsen.

7. Få hjelp fra profesjonelle leverandører av dokumentbehandlingsløsninger

Digitalisering av dokumentlagring er en kompleks prosess, som du kan se i disse trinnvise instruksjonene. Men du er ikke alene: La spesialistene hjelpe deg. Tjenesteleverandører som Ricoh tilbyr deg høykvalitets programvareløsninger for digital dokumentlagring og støtter aktivt digitaliseringen din med sin ekspertise.

Ta kontakt med oss

Snakk med en Ricoh-ekspert

Ta kontakt med en av våre konsulenter og finn ut hvordan vi kan hjelpe din bedrift.

Kontakt oss