Hjem
Innsikt
Blogs
Why you need a professional Document Management Solution

Derfor trenger du en profesjonell dokumentbehandlingsløsning

image

Effektiv dokumentbehandling er helt avgjørende i dagens virksomheter.

Lagring av fysiske dokumenter kan koste bedrifter så mye som 17 euro per dokument. Og den kostnaden kommer bare til å øke ettersom kostnadene for kontorlokaler i byene våre fortsetter å stige. Med tanke på dette er effektiv dokumentbehandling i dagens virksomheter avgjørende. Uten det vil virksomheten din potensielt være utsatt for en rekke problemer, alt fra høye kostnader til sikkerhetsrisikoer.
 
I denne artikkelen vil du forstå hvorfor en dokumentbehandlingsløsning kan være avgjørende for virksomheten.
image

Fysisk dokumentasjon er usikker og kan undergrave virksomhetens effektivitet

I denne svært digitale tidsalderen kan det virke overraskende at mange bedrifter fortsatt er avhengige av fysisk dokumentasjon i sine daglige gjøremål. Nyere forskning har avdekket at så mye som 95 % av forretningsinformasjonen er registrert på papirbasert dokumentasjon. Det skaper noen store utfordringer.
 
Hvordan oppbevarer du alle disse papirbaserte dokumentene på en trygg måte? Kan du lagre disse trygt i egne lokaler, eller trenger du å kjøpe dyr oppbevaring i et spesialanlegg?
 
Det er også et problem med å få tilgang til, hente og dele fysiske dokumenter. Å skaffe dokumenter fra sikre lagringssteder tar tid og medfører også ytterligere kostnader. Det er også et potensial for tap hvor så mange som 7,5 % av alle papirdokumenter går tapt.
 
Tap av dokumenter har betydelige konsekvenser. Ikke bare må de gjenskapes, noe som resulterer i behov for mer tid og ressurser mens det skjer, men det er også et spørsmål om sikkerhet. Rundt 40 % av alle brudd på datasikkerheten er papirbaserte. Disse bruddene faller vanligvis inn i følgende kategorier: 
 
  • Tap eller tyveri av papirer (14 %) 
  • Papirer postet eller fakset til feil mottaker (19 %) 
  • Data lagt igjen på et usikkert sted (4 %) 
  • Usikker avhending av papir (3 %)
 
Samarbeid, fjernarbeid og arbeid underveis er også sterkt begrenset av fysiske dokumenter. Manglende evne til å dele data digitalt vil undergrave virksomhetens effektivitet og tjenestelevering, noe som resulterer i dårlige resultater og reduserte inntekter.
An Effective Document Management Software is the key

En effektiv dokumentbehandlingsprogramvare er nøkkelen

Heldigvis sitter ikke alle virksomheter fast i en fysisk papirbasert verden. Mange oppretter nå regelmessig digitale dokumenter, noe som gjør det mulig å samarbeide bedre, dele dokumenter og spare penger på lagring. Men selv om disse virksomhetene anerkjenner verdien av å være digitale, undervurderer mange fortsatt utfordringene og truslene med dårlig dokumentbehandlingsprogramvare. En høy prosentandel av virksomheter er avhengige av interne servere eller vanlige skyggelagringstjenester som Google Drive eller Microsoft OneDrive. På overflaten fremstår disse løsningene som en robust og effektiv løsning. Men hvis du går litt mer i dybden, finner du snart problemer. Lagring av dokumenter krever at brukere konsekvent lagrer til en bedriftsgodkjent lagringsplass, enten det er en lokal server eller en bedrifts "godkjente" skyggelagringsløsning. Fristelsen for ansatte til å lagre filer lokalt på harddisker eller til en "ikke-godkjent" skyggelagring gjør imidlertid filene utilgjengelige for andre. I disse situasjonene kan ansattes produktivitet påvirkes med så mye som 21 %, og arbeidere bruker i gjennomsnitt 18 minutter på å søke etter et dokument når det har blitt lagret på et "ikke-godkjent" sted eller dårlig indeksert. Forskning har vist at nesten 4 av 5 ansatte har kjent på behovet for å gjenskape eksisterende dokumenter siden de ikke finner dem i bedriftens nettverk.

En annen utfordring er versjonskontroll og muligheten til å jobbe med dokumenter via mobile enheter

Uten profesjonell dokumentbehandlingsprogramvare skjer versjonskontroll etter den enkelte brukers skjønn. Dette fører til at det er nærmest uunngåelig at dokumenter blir overskrevet og data går tapt, noe som igjen står i veien for produktivitet og levering av tjenester. Så mange som 83 % av ansatte sliter med versjonsproblemer.
 
Effektivt samarbeid krever at hver enkelt arbeider med det mest oppdaterte dokumentet. Men hvis du ikke har dokumentprogramvare på plass som lagrer hvert dokument i sanntid, så er det en god sjanse for at en utdatert versjon blir brukt i stedet. Med versjonskontrollalternativene i et dokumentbehandlingssystem kan alle se hvem som har gjort hvilke endringer og når, og alle endringer vil bli gjort umiddelbart for alle brukere.
 
81 % av de ansatte tok opp behovet for mobil tilgang til bedriftens dokumenter. Med moderne arbeidspraksis er det å forvente. Selv om digitalisering av dokumenter kan bidra til å gjøre dette lettere, gir det ikke de samme brukerfordelene som med en profesjonell dokumentbehandlingsløsning.
 
Å frigjøre dine ansatte til å vise, redigere og signere dokumenter mens de er på farten krever de mer progressive funksjonene som finnes i en profesjonell dokumentløsning. For øyeblikket kan ikke 74 % av de ansatte signere dokumenter elektronisk ved hjelp av en mobilenhet. Ved å integrere e-signaturer i arbeidsprosessen din kan du redusere dokumentbehandlingstiden med så mye som 80 %, slik at brukerne kan gjennomgå og umiddelbart signere dem på et tidspunkt og sted som er praktisk for dem.

For å oppsummere: Hvorfor bør virksomheten gå over til en dokumentbehandlingsløsning?

Over fem års investering i et profesjonelt dokumentbehandlingssystem resulterer i 404 % avkastning og beskytter virksomheten mot risiko for dokumenttap og datatyveri. (IDC)
To sum up why your business

Ta kontakt med oss

Snakk med en Ricoh-ekspert

Ta kontakt med en av våre konsulenter og finn ut hvordan vi kan hjelpe din bedrift.

Kontakt oss