Hjem
Innsikt
Blogs
Digitised archiving – legally compliant and no information chaos

Digitalisert arkivering – i samsvar med lover og forskrifter og uten informasjonskaos

image

I teorien høres et digitalisert kontor umiddelbart attraktivt ut for mange organisasjoner

Lange søketider gjennom arkiver er ikke lenger nødvendig, utskriftskostnader kan spares, og riktig informasjon er tilgjengelig med et klikk. Men når det gjelder juridisk sikker lagring, blir temaet igjen mer komplekst, og på grunn av usikkerhet foretrekker mange virksomheter å holde seg til papir.
 
Men det trenger ikke være slik. Vi vil vise deg hvordan du kan introdusere digital arkivering i organisasjonen din på en smidig måte og samtidig etterleve lover og forskrifter.
image

Digitalisering av kontoret ditt – hva trenger din virksomhet

På vei mot en heldigital måte å jobbe på velger mange virksomheter i utgangspunktet å redusere kaoset med å søke etter informasjon på kort sikt. Lagring av fysiske dokumenter suppleres eller erstattes av en dokumentskanner. For eksempel skannes og lagres kvitteringer digitalt i ti år, selv om termopapiret for lengst er falmet.
 
Funksjonalitet, effektivitet og rettslig sikkerhet må oppfylle visse standarder avhengig av hvor du har virksomhet og i hvilken bransje. Du må også sørge for at du ikke bare kan digitalisere dokumentene gjennom skanning, men også indeksere dem slik at de kan lokaliseres og hentes opp. Dette betyr å digitalisere hver tekstlinje for å ha riktig informasjon tilgjengelig via et søk på sekunder.
 
Løsningen på dette finnes i dokumentbehandlingssystemer (DMS). Disse gjør det mulig å arkivere all slags informasjon digitalt. De støtter deg også når du skanner innkommende dokumenter, fakturaer eller følgesedler. Så du har dermed alle relevante filer på ett digitalt sted og kan bytte lagring til skyen eller din egen serverinfrastruktur.
 
Resultatet er en forbedret arbeidsprosess siden dine autoriserte ansatte har tilgang til alle relevante data uavhengig av hvor de er eller hva slags enhet de bruker. I tillegg kan du lettere beskytte kritiske dokumenter mot uautorisert tilgang, siden digital tilgang kan knyttes til passord, ID-er og IP-adresser. Med VPN-systemer er det like sikkert å få tilgang til filer ute på reise eller fra hjemmekontoret som på selve arbeidsplassen.
 
Du kan også forsikre deg om at kontrakter er juridisk gyldige i DMS ved hjelp av elektronisk signatur.

Digital arkivering

Arkivering i digitaliseringssammenheng betyr langsiktig og uforanderlig lagring. Avhengig av størrelsen på din virksomhet kan dette gjøres med outsourcet tjenesteinfrastruktur i skyen eller på dine egne servere. Når informasjonen er arkivert, kan autoriserte ansatte få tilgang til den fra hvor som helst.

Digitised archiving – legally compliant and no information chaos

Uforanderlighet

Dokumenter som er gjenstand for oppbevaring, kan ikke endres digitalt eller må utstyres med en logg i tilfelle de endres (f.eks. på grunn av feil eller revisjoner). Dette gjør at alle endringer, forfattere og data forblir tydelig sporbare. Sertifisering sikrer at det digitale dokumentet og papirdokumentet er identiske.
 
Med et omfattende DMS trenger du ikke å bekymre deg for noen av disse aspektene. Alle trinn for å gjøre den digitale informasjonen lovlig og for å dokumentere dette, utføres av systemet.
Digitised archiving – legally compliant and no information chaos

Konklusjon – Sett en stopper for filkaoset på en trygg og effektiv måte

Digital arkivering gjør arbeidsdagen mye mer praktisk for dine ansatte.
Med raskere og sikrere tilgang fra hvor som helst og en sikker digital signatur blir arbeidet mye mer dynamisk samtidig som lover og forskrifter overholdes.
 
Vi kan hjelpe deg med å identifisere og implementere den riktige digitale arkiveringsløsningen for din virksomhet. 
Ricoh er en global spesialist for digitalisering av arbeidsplassen. Vi utnytter vår globale rekkevidde, vår erfaring og våre relasjoner for å gi støtte av høy kvalitet til virksomheter i alle størrelser.

Ta kontakt med oss

Snakk med en Ricoh-ekspert

Ta kontakt med en av våre konsulenter og finn ut hvordan vi kan hjelpe din bedrift.

Kontakt oss