Frigjøring av vekst og effektivitet: Kraften i optimalisering av forretningsprosesser

Essensen av optimalisering av forretningsprosesser

«Optimalisering av forretningsprosesser dreier seg i bunn og grunn om å gjøre driften mer effektiv», sier Richard. «Det handler om å identifisere ineffektivitet, automatisere repetitive oppgaver og skape smidige og responsive arbeidsforløp.» Han deler sin innsikt i den avgjørende rollen som administrasjon av forretningsprosesser (BPM).

Richard definerer BPM som en disiplin som innebærer å oppdage, analysere, måle, optimalisere, forbedre og automatisere forretningsprosesser. «Det handler ikke bare om å ta i bruk teknologi, men om å tenke nytt om hvordan arbeidet utføres. Ved å kartlegge prosesser nøye, forstå gjensidig avhengighet og finne flaskehalser, kan organisasjoner begi seg ut på en helhetlig reise mot optimalisering.» 

Utfordringer i dagens forretningslandskap

Når vi går dypere inn i samtalen, fremhever Richard de utfordringene organisasjoner står overfor i dagens økonomiske landskap. «Stigende kostnader, mangel på talenter, inflasjon, renteøkninger og det illevarslende spøkelset av resesjon har til sammen skapt en perfekt storm. For ikke bare å overleve, men også for å blomstre, må organisasjoner satse på effektiv drift.»

Han understreker funnene i undersøkelsen State of Shared Services 2022, der hele 81 % av respondentene identifiserte ende-til-ende prosessautomatisering som en topprioritet. Denne overbevisende statistikken understreker hvor mye det haster for organisasjoner å modernisere prosessene sine og etablere operasjonell ekspertise.

Fem optimaliseringsindikatorer

For å løse disse utfordringene på en effektiv måte understreker Richard hvor viktig det er å identifisere de riktige optimaliseringsområdene.
Han trekker frem fem nøkkelindikatorer han mener organisasjoner bør se nærmere på: 

1. Prosesser som fortsatt er avhengig av papir: Mange organisasjoner sliter med papirbaserte prosesser som er ressurskrevende og utsatt for feil.
2. Prosesser med høye lønnskostnader og lave marginer: Arbeidskrevende prosesser med lave fortjenestemarginer krever effektivitetsforbedringer. 
3. Komplekse prosesser med mange overleveringer: Prosesser med hyppige overleveringer mellom team eller enkeltpersoner er ofte preget av forsinkelser og ineffektivitet. 
4. Prosesser med lange syklustider og høy feilrate:Slike prosesser kan føre til misnøye hos kundene og økte kostnader, noe som gjør dem modne for optimalisering.
5. Prosesser med lav gjennomstrømningshastighet: Lav gjennomstrømning indikerer potensielle optimaliseringsmuligheter og ineffektivitet.

Suksesshistorier fra virkeligheten

I et konkret eksempel forteller Richard om en ledende global kjemikalieleverandør som slet med utfordringer i økonomi- og regnskapsprosessene. «De hadde høye prosesseringskostnader, lange perioder med utestående salg, mange feil og den skremmende oppgaven med å kjøpe opp en ny organisasjon uten å utvide regnskapsfunksjonen.» Ved å outsource til Ricoh, som bruker automatiserings- og KI-drevet teknologi i sin automatiserte superfabrikk, oppnådde de betydelige forbedringer. "Behandlingstiden ble redusert, feilene ble færre, og integreringen av den nye virksomheten gikk sømløst."

Han understreker at økonomi- og regnskapsprosessene ofte topper listen over områder som organisasjoner ønsker å optimere, fordi de har stor innvirkning på fortjenestemarginene. Disse forbedringene styrker ikke bare effektiviteten, men også kontantstrømmen og likviditeten.

KIs rolle i optimalisering

Kunstig intelligens (KI) har blitt en «game-changer» når det gjelder optimalisering av forretningsprosesser. Richard beskrev ulike KI-drevne teknologier, inkludert maskinlæring, naturlig språkbehandling og generativ AI, som transformative verktøy. «Disse teknologiene automatiserer repeterende oppgaver,henter ut innsikt fra ustrukturerte data og genererer til og med innhold, noe som effektiviserer driften i ulike bransjer.»

Outsourcing og den digitale fremtiden

Samtalen kom naturlig nok til å dreie seg om utviklingen innenfor outsourcing. Richard refererer til McKinsey & Companys konklusjoner: «Fokus på å transformere driften gjennom digitalisering, der leverandørene tar på seg mer komplekse prosesser og får betalt basert på resultatet de leverer og utvalget av teknologiløsninger de tar i bruk.» Denne transformasjonen gjenspeiler et skifte fra en transaksjonsbasert tilnærming til outsourcing til en radikal digitalisering, der leverandørene spiller en sentral rolle i å levere resultater ved hjelp av teknologier som kunstig intelligens og robotisert prosessautomatisering.

ESG: der bærekraft møter optimalisering

I en tid med økt miljø- og samfunnsbevissthet understreker Richard den økende betydningen av ESG-faktorer (miljø, sosiale forhold og eierstyring). Organisasjoner fokuserer i økende grad på bærekraft, ansvarlig ledelse og sosial påvirkning.

ESG-hensyn henger sammen med optimalisering av forretningsprosesser på flere måter. «Når visse overflødige oppgaver digitaliseres eller outsources, får de ansatte mer tid til verdifulle oppgaver, noe som øker deres jobbtilfredshet og bidrar til at de føler seg tilfredse med arbeidet», forklarer Richard. «Denne positive utviklingen i retning av mer meningsfylt arbeid er ikke bare i tråd med ESG-prinsippene, men bidrar også til en lykkeligere og mer tilfreds arbeidsstyrke. Dette bidrar igjen til et tilfredsstillende arbeidsmiljø, ivaretar sosiale aspekter som de ansattes trivsel og forbedrer organisasjonens samlede resultater.» Organisasjoner som prioriterer ESG, styrker ikke bare omdømmet og tilliten hos interessentene, men posisjonerer seg også for langsiktig suksess i et stadig mer bevisst marked.

Prosessoptimalisering for en bedre fremtid

For å oppsummere: Optimalisering av forretningsprosesser er ikke bare et kostnadsbesparende tiltak, det er et strategisk imperativ som fortsetter å forme det moderne forretningslandskapet. Det gjør organisasjoner i stand til å forbedre sin smidighet, robusthet og evne til å reagere effektivt på dagens mangefasetterte utfordringer. Ved å utnytte banebrytende teknologier som kunstig intelligens kan organisasjoner oppnå bærekraftig vekst og samtidig ha en positiv innvirkning på samfunnet. Det handler om å trives i dagens verden ved å oppnå fremragende drift og skape en bedre, mer ansvarlig og effektiv fremtid.