Hvilke prosesser kan du digitalisere i bedriften din?

For mange bedrifter med godt innarbeidede rutiner kan digitalisering virke som et relativt abstrakt begrep. Hva innebærer det i praksis å digitalisere enkle prosesser, frigjøre ressurser og samtidig skape nye? Prosessautomatisering i bedriftssammenheng er et av hovedformålene med digitalisering og derfor av stor betydning. 

Prosessene blir mer økonomiske, effektive og til syvende og sist mer åpne. Etter at prosessene er digitalisert, spiller det på mange områder ikke lenger noen rolle om du utfører et titalls eller hundretalls oppgaver. Så snart løsningen er på plass, ligger alle mulighetene foran deg.

Hvilke prosesser bør digitaliseres først?

Som hovedregel bør man starte med kunden når man ønsker å optimalisere prosessene med tanke på digitalisering. Det betyr ikke nødvendigvis at du kun bør konsentrere deg om prosessene i nedstrømsvirksomheten, men det vil lønne seg å optimalisere kontaktflatene mot kundene.   

Når det blir kjent at salgsteamet ditt har bedre kunnskap, får raskere tak i produkter og tjenester og at bestillingene blir håndtert raskere, gir du samtidig markedsføringen av bedriften din et løft. Dette vil gagne både bedriftens omdømme og de daglige driftsprosessene.

Et konkret eksempel på dette er kunderelasjonshåndtering (CRM). Når kunden melder inn et problem eller sender en henvendelse, er det ikke nødvendig å bruke lang tid på å lete etter eksisterende opplysninger som medfører at kunden må vente på å få svar. Med digitalisering av prosessene får alle de aktuelle medarbeiderne i teamet ditt tilgang til informasjonen. Dette vil også være tilfelle hvis du for eksempel har tatt i bruk chatrobot eller autosvar i markedsføring via meldingsapper.

Digitalisering av administrative prosesser

Det neste du bør tenkte på er regnskap, prosjektledelse og personalledelse, for også her kan bedriften spare verdifulle ressurser og bruke færre antall timer på å oppnå betydelig bedre resultater. Dette betyr at selv små bedrifter kan få enklere tilgang til inngående fakturaer via regnskapsprogrammet, eller de kan sende fakturaer til kundene på en enklere måte. Det fungerer like enkelt for små og mellomstore bedrifter som for selvstendig næringsdrivende. Når det gjelder organisering av prosjekt og arbeid, kan du støtte deg til samarbeidsverktøy som distribuerer arbeidsoppgaver og legger bedre til rette for internkommunikasjon. 

Dette gjør at arbeidshverdagen til hver enkelt ansatt blir litt lettere. Langtekkelige e-postutvekslinger vil snart være en saga blott.  Samarbeidsverktøy for bedrifter er ikke ment kun for team. De kan også brukes til å organisere arbeidshverdagen bedre og dele informasjon med andre ansatte (på forespørsel). Selvorganiseringsprogrammer er et digital hjelpemiddel for enkeltbrukere, men i motsetning til håndskrevne notater, kan man søke etter stikkord. De digitale notatene kan i tillegg deles og bidra til å forbedre kommunikasjonen innad i et team.  

Skalerbare løsninger er spesielt gunstig for nettbutikker som trenger å holde oversikt over de viktigste funksjonene og administrere vareutvalget i nettbutikken på en lettest mulig måte. Dette kan også være til nytte selv om du ikke drifter nettstedet ditt selv.

Velg rett verktøy til hver oppgave

Mye avhenger av verktøyene du bruker til digitalisering av prosessene. Gjør derfor en grundig vurdering av hvilke verktøy du vil ha mest nytte av. Ulike bedrifter kan ha svært ulike behov, og det er viktig at du velger en løsning som er skreddersydd for deg. Det kan for eksempel være programvare som er delvis eller fullstendig skybasert. Mange små og særlig nyetablerte bedrifter foretrekker å jobbe med skyløsninger. Det gir deg frihet til å skalere opp eller ned, og du betaler kun for den kapasiteten du trenger.  Hvis du i tillegg flytter prosesser over til skyen, kan det ofte erstatte behovet for en egen IT-avdeling. 

Dette vil først og fremst lønne seg dersom bedriften din ikke allerede har egen IT-infrastruktur. Hvis du derimot behandler svært sensitive kundeopplysninger eller allerede har en rutinert IT-avdeling, er kanskje ikke skytjenester den rette veien å gå for deg. Til tross for lavere kostnader vil det ikke være førstevalget for digitalisering av prosessene. Du bør likevel ta i betraktning muligheten for økt mobilitet og fleksibilitet. I 2020 tok vi for alvor i bruk hjemmekontoret, men ambisiøse bedrifter har jobbet i årevis med å gjøre prosessene sine mer dynamiske og gjøre dem mindre avhengige av datamaskinen på kontoret.  

Prismessig vil dette også lønne seg fordi digitalisering øker effektiviteten. Digitaliserte prosesser bidrar ikke kun til at bedriften sparer penger, men i mange tilfeller er de mer kostnadseffektive fordi de kan skaleres. Ettersom prisen på mange verktøy avhenger av antall arbeidsstasjoner og lisenser, har små og mellomstore bedrifter ofte en fordel fordi de kan skaffe seg profesjonell programvare til en lav pris.

Digitalisering av prosesser innebærer å utnytte fordelene med digital endring

Digitalisering åpner for mange muligheter som bedriften din kan benytte seg av. Enten det er kundebehandling, regnskap eller organisasjon vil du finne områder hvor du kan se raske resultater med digitalisering. Det som gjør digitalisering av prosesser så effektivt, selv i små bedrifter, er at du stiller på lik linje som konkurrentene dine. Skalerbare løsninger gir deg muligheten til å digitalisere og vokse på samme måte som globale virksomheter. Digitale prosesser er avgjørende for å kunne jobbe raskere og mer effektivt, men også på en måte som er bedre for kundene og de ansatte.