Sjekkliste - Hvor digital er din bedrift?

Mange små og mellomstore selskaper har foreløpig problemet med at digitale løsninger kreves, men digitalisering i eget selskap er foreløpig ikke så avansert. I stedet for bare å prøve forskjellige løsninger og tilnærminger med hell, bør bedrifter planlegge sin egen digitalisering riktig. De ønskede målene kan bare oppnås pålitelig gjennom gjennomtenkt og profesjonell planlegging og implementering.

1. Har bedriften din allerede en digital strategi?

Manglende digitalisering sikrer blant annet langsommere prosesser, mindre velbegrunnede beslutninger og dermed økonomiske problemer i direkte forhold til konkurransen. Av disse grunnene prøver mange selskaper å fremme digitaliseringen, men ofte ikke klarer å implementere den. 

Fordi dette må passe til selskapet, prosessene og ofte også industrien. Uten en digital strategi som også tar hensyn til fremtidige behov, er vellykket med digitaliseringstiltak tvilsom. 

Det er derfor viktig å få riktig hjelp internt, som støtter deg med å utvikle en strategi og som kan planlegge gjennomføringen riktig. Fordi det er mange elementer å ta hensyn til når du planlegger.

2. Er det en plan for implementeringen av din digitale strategi?

Å planlegge en digital strategi riktig krever erfaring og spesialkunnskap. Fordi det ikke er noen generell strategi som ganske enkelt kan brukes på alle selskaper. Tvert imot er det av største betydning at den digitale strategien utvikles individuelt for å skape størst mulig fordel. 

Dette betyr at du først må få en oversikt over gjeldende status quo for å forstå prosedyrene og prosessene i selskapet og i utveksling med forretningspartnere og leverandører. Tross alt må en digital strategi ikke bare fungere med tanke på interne prosesser, men bør også vurdere utveksling med eksterne parter hvis mulig. 

Eller for å si det på en annen måte: Hva er poenget med å velge programvare som dekker alle interne krav, men som ikke tilbyr grensesnittkompatibilitet med leverandørene og dermed ikke forbedrer disse prosessene?

3. Er dokumentene dine fortsatt i filer eller allerede lagret digitalt?

Hvis du vil implementere en digital strategi riktig, bør du først starte på det sentrale punktet. Og dette gjelder dokumenthåndtering. For med riktig verktøy kan enorme forbedringspotensialer oppnås, spesielt innen dokumentasjon og administrasjon.

Moderne dokumenthåndtering forhindrer også opprettelse og oppbygging av kunnskapssiloer i individuelle avdelinger, men gjør all relevant informasjon tilgjengelig i selskapet. Dette betyr imidlertid også at all relevant informasjon må samles i dokument- og informasjonsstyringssystemet. 

Det er derfor spesielt viktig at dette elementet først planlegges slik at alle andre digitaliseringsområder kan tilpasses den valgte løsningen. Dokumenthåndtering danner ryggraden i digitalisering av bedrifter, for å si det sånn, mens alle andre programmer og løsninger representerer kroppsdeler som er koblet til ryggraden.

4. Er målrettet tilgang til alle relevante dokumenter mulig?

Men hvorfor er dokumenthåndtering så viktig? Fordi beslutninger i dagens næringsliv ofte må tas raskt. Dette betyr at all viktig informasjon for beslutningstakere må være raskt tilgjengelig. Å kjempe gjennom filer og hauger med filer er verken hensiktsmessig eller rask. Å tilordne dine egne ansatte til å søke etter informasjonen er også lite optimalt, ettersom de ikke kan utføre sitt kjernearbeid i denne perioden. 

Hvis den digitale strategien i utgangspunktet er basert på god dokumenthåndtering, kan du enkelt finne e-poster, filer, notater og alle andre relevante data. Fordi disse lett kan søkes etter koder, datoer, navn eller annet innhold og dermed brukes optimalt.

Enten salgstall, kundeinformasjon eller nåværende produksjonstall, alle data er tilgjengelige i et digitalisert selskap så raskt som mulig. Dette betyr blant annet at forretningsbeslutninger kan tas i en daglig oppdatert database, noe som øker smidigheten betydelig og betyr et bærekraftig forsprang på konkurransen.

5. Implementerer du allerede din digitale strategi optimalt?

Det er ofte langt fra planlegging til implementering. Spesielt hvis et selskap hittil bare sjelden har behandlet digitalisering og tilhørende muligheter. 

Å vite hvordan man skal implementere en digital strategi må også læres. Fordi det ikke er nok bare å installere passende programvareløsninger, må de ansatte opplæres og prosedyrene og prosessene må tilpasses. I de fleste tilfeller anbefales det å få profesjonell hjelp utenfra med planleggingen, men også med gjennomføringen. 

Med god planlegging og ledsaget implementering kan de nye løsningene implementeres riktig og implementeres i hverdagen raskere og enklere. Og jo bedre gjennomføringen lykkes fra starten av, jo større er de direkte økonomiske fordelene.