Slik åpner automatisering for en mer kreativ arbeidsplass

Takket være fremveksten av KI-chatboter og stadig mer sofistikert robotteknologi assosieres automatisering ofte med en snarlig overtakelse av jobb og privatliv.

Selv om fremskrittene innen denne teknologien er slående, kan fremstillingen av automatisering være overdrevent sensasjonell. I virkeligheten er det automatisering som ligger bak den digitale utviklingen i de fleste organisasjoner som forsøker å transformere virksomheten. Når det gjelder digital transformasjon, har virksomheter av alle størrelser hatt varierende grad av suksess og befinner seg på svært ulike stadier av denne reisen.

Nå øker synkende produktivitet og økonomisk press interessen for prosessautomatisering i takt med at virksomheter ønsker å optimalisere budsjetter, strømlinjeforme arbeidsforløpet og øke effektiviteten i hele organisasjonen.

En fersk undersøkelse fra Ricoh Europe viser at digital transformasjon kan øke BNP i EU og Storbritannia med 3,4 % de neste fem årene, noe som tilsvarer en vekst på 622 milliarder euro. Det er et forlokkende produktivitetsløft i en tid da mange bedrifter står overfor stagnerende økonomi og ressurskutt. .

Selv om en overveldende andel av de ansatte er positive til automatisering, og 69 % er klare til å ta i bruk automatiseringsverktøy for å redusere administrative og kjedelige oppgaver, er det viktig at bedriftene tar de ansatte med på digitaliseringsreisen. Dette vil bidra til å dempe frykten for en "robotovertakelse" og demonstrere fordelene som følger med. 

Hvordan kan bedrifter best forklare hensikten med automatisering? hva er forskjellen mellom kjente verktøy for arbeidsforløp og prosessautomatisering, og hvordan kan man sikre at medarbeiderne fortsatt står i sentrum for beslutningsprosessen?.

Effektivisering av aktiviteter på arbeidsplassen

I vår verden av tilsynelatende umiddelbarhet er manuelle prosesser et stort minus for både kunder og ansatte. Menneskelig bearbeiding skaper unødvendige forsinkelser og forårsaker feil. Regnskapsavdelinger, for eksempel, feilklassifiserer angivelig én av 20 fakturaer som følge av manuell håndtering. Kundene forventer perfekt og hurtig service, og digitale transaksjoner er blitt en minimumsforventning snarere enn en ekstra bonus. Standardisering av prosesser ved hjelp av automatisering bidrar til å forbedre kundeservicen ved å gi raskere svar, redusere feilmarginen og øke kvaliteten på arbeidet. 

Samtidig ønsker de ansatte automatisering, slik at de kan fokusere på mer meningsfylt arbeid som fremmer innovasjon. Behandlingen av papirbaserte dokumenter krever tid og tålmodighet, og dermed blir det mindre tid til kreative prosjekter og problemløsning som er avgjørende for virksomheten. Vår forskning har vist at 64 % av europeiske arbeidstakere ville synes det var hyggeligere å arbeide hvis de bare hadde tid til kreative oppgaver. Når medarbeiderne slipper tunge administrative byrder og kjedelige manuelle prosesser, øker engasjementet, og de føler seg mer verdsatt.

I tillegg til å styrke kulturen på arbeidsplassen har automatisering klare produktivitetsfordeler. Manuelle prosesser representerer høye lønnskostnader og lav verdiskapning for bedriftene. For ikke å snakke om etterlevelses- og sikkerhetsutfordringene knyttet til fysiske dokumenter. I tillegg til å optimalisere ressursene og gi trygghet for at dokumentene er lagret på en sikker måte, prosessautomatisering gir også miljøfordeler ettersom bedriftene bruker mindre papir.

Arbeidsforløp vs prosessautomatisering

Transformasjon skjer ofte i lommer på tvers av organisasjonen. Noen har automatisert enkeltprosesser, for eksempel digitalisering av kvitteringer. Andre har automatisert hele arbeidsforløpet i en avdeling, for eksempel hele onboardingprosessen i HR. Før IT-avdelingen implementerer ny teknologi for å digitalisere en prosess, må den sette seg inn i detaljene rundt problemet. Vil automatisering av ett spesifikt arbeidsforløp løse problemet, eller er det et bredere problem i virksomheten som krever mer teknisk infrastruktur?

Verktøy for arbeidsforløp automatiserer en prosess som starter på ett punkt og slutter på et annet, for eksempel når personalavdelingen behandler et jobbsøknadsskjema. Produkter som DocuWare muliggjør automatisering av arbeidsforløpet for dokumenter, noe som reduserer papirkostnadene og gir bedriftene den informasjonen de trenger raskere. Samtidig fungerer prosessautomatisering på tvers av flere arbeidsforløp med flere data- og kontaktpunkter. Ta for eksempel introduksjon av nyansatte. Det er en prosess i flere trinn som omfatter dokumenter fra flere steder. Automatiseringsplattformer som Axon Ivyreduserer antall berøringspunkter gjennom prosessen, noe som øker effektiviteten og hastigheten. 

Å samarbeide med en digital partner hjelper organisasjoner med å ta veloverveide, strategiske beslutninger og velge de løsningene som dekker behovene deres. Det er enda bedre å velge en totalpartner som sørger for at plattformene i hele organisasjonen er mer samkjørt.