Hjem
Innsikt
Blogs
The 3 key benefits of digitised document management for Finance

De 3 viktigste fordelene med digitalisert dokumentbehandling for økonomiavdelingen

image

Dokumentbehandling for økonomi

Økonomiavdelingen din håndterer et stort volum av kritisk informasjon. I tillegg er dine økonomi- og regnskapsprosesser nøkkelen til virksomhetens kontinuitet. Fakturaer, følgesedler, utgiftssedler ... Mye data som ofte er i papirformat og som tar tid å behandle, indeksere og lagre. ​
 
Gitt at budsjett og ressurser er begrenset, hvordan kan økonomiavdelingen din administrere og dele informasjon på den mest effektive og produktive måten?
 
Nedenfor forklarer vi de 3 grunnleggende fordelene ved dokumentbehandlingsprogramvare (DMS) som vil forbedre arbeidsdagen for økonomiavdelingen.

1. Rask lagring og gjenfinning av informasjon

Mange samarbeidsoppgaver krever behandling av store mengder informasjon som finnes i flere dokumenter og formater. Implementeringen av et DMS vil forbedre effektiviteten i behandlingen av informasjon, med en betydelig innvirkning på ytelsen til teamet ditt.
 
Et eksempel. La oss si at regnskapsavdelingen din behandler 100 fakturaer om dagen som er lagret i et fysisk arkivsystem. I tillegg må de også hente 10 allerede arkiverte fakturaer. Hvis denne prosessen utføres manuelt, vil omtrent 6 timer om dagen gå tapt. ​
 
I motsetning til dette reduserer DMS tiden du bruker på å lagre eller hente et dokument til omtrent 30 sekunder. Det er en besparelse på 100 timer i måneden for teamet ditt!

2. Raskere håndtering av følgesedler

Når organisasjonen din leverer til en kunde, ber leveringspersonen vedkommende om å signere følgeseddelen. Disse følgesedlene sendes til økonomiavdelingen på daglig eller ukentlig basis. Når de er mottatt, må økonomiavdelingen gjennomgå disse følgesedlene, finne riktig kontrakt eller innkjøpsordre for å sammenligne og verifisere, opprette fakturaen og sende den, og til slutt sette alle dokumentene sammen i en katalog for lagring.
 
Et DMS forenkler denne prosessen drastisk. La oss se på et praktisk tilfelle der håndtering av 20 følgesedler om dagen innebærer 8 timer i uken med manuelt arbeid mellom levering og signering, sending til Økonomi, verifisering, sending av fakturaer og arkivering. Hvis du bruker et DMS kan du spare rundt 30 timer i måneden. ​ 
 
I tillegg, ved å kombinere DMS med bruk av en mobil enhet som et nettbrett, vil den ansatte kunne skanne eller fange opp følgesedlene og sende dem til hovedkontoret etter hver levering. På denne måten kan fakturering skje raskere.

3. Mer fleksibel respons på henvendelser- H1 med intro

Ca. 10 % av fakturaene som behandles, krever oppfølging. Med et papirsystem er det lett å bruke 15–20 minutter på å svare på et enkelt spørsmål. Kanskje en leverandør ringer for å si at de har betalt feil beløp, eller en kunde vil vite hvorfor det ikke ble brukt rabatt på vedkommendes regning.
 
Når dette skjer i en manuell prosess, må den ansatte lete etter fakturaen i den fysiske mappen, lokalisere den og gjennomgå den. Vedkommende må da ringe leverandøren eller kunden for å avklare problemet og til slutt sende inn fakturaen på nytt.
 
Hvis denne prosessen er automatisert, reduseres dokumentinnhentingstiden til sekunder og lar ansatte løse problemer på et minutt eller to uten å legge på telefonen. Dette kan spare deg for rundt 60 timers arbeid per måned, og du vil raskt oppnå betydelig avkastning for virksomheten din. I tillegg blir kundene mer fornøyde og lojale.

Finn ut mer om de løsningene våre for administrasjon av forretningsprosesser

Vi optimaliserer forretningsprosessene slik at de ansatte kan prestere mer – vi leverer teknologien, fagkunnskapen og støtten som effektiviserer og forenkler prosessene i hele organisasjonen.
Finn ut mer
Discover our Business Process Management Solutions

Ta kontakt med oss

Snakk med en Ricoh-ekspert

Ta kontakt med en av våre konsulenter og finn ut hvordan vi kan hjelpe din bedrift.

Kontakt oss