Fra arkivskap til skyen: hvordan kan utskriftsenheter bidra til digitalisering og automatisering av arbeidsprosesser?
I takt med at digitalisering fortsetter å forandre måten vi jobber på, kan det være nærliggende å tro at utskriftsenheter ikke lenger er særlig relevante på dagens arbeidsplasser. Men det er faktisk langt fra tilfellet. Utskriftsinfrastrukturen lever i beste velgående og fortsetter å utvikle seg. Den spiller en sentral rolle i digitaliseringen og automatiserer arbeidsflyten for dokumenter.
I denne artikkelen skal vi se nærmere på hvorfor IT- og anleggsansvarlige er på rett spor når de innlemmer smarte utskriftsenheter i planene for digitalisering. Jeg gir også tips og råd om hvordan du får mest mulig ut av den digitale utskriftsinfrastrukturen.
Behovet for trykksaker i en digital verden
La oss først se på litt nyere forskning. I en nylig Quocirca- rapport, fremgår det av over to tredjedeler (69 %) av virksomhetene som bruker utskrift som tjeneste (MPS) nå fremskynder sine planer om digitalisering, sammenlignet med 40 % blant virksomheter som ikke bruker MPS. Nesten to tredjedeler (65 %) av IT-beslutningstakerne sier at det er ekstremt eller svært viktig at utskriftsleverandøren også kan levere prosessautomatisering.
Til tross for betydelige digitaliseringstiltak vil organisasjoner fortsatt være avhengige av utskrifter. Mens 46 % av de som fremskynder digitaliseringsplanene, forventer at utskriftsvolumene vil reduseres frem til 2025, forventer 38 % en økning. Dette gjenspeiler den generelle overgangen til "mindre papir" snarere enn et helt papirløst kontor..
Hvorfor er skrivere avgjørende for digitalisering?
Selv om alle virksomheter er forskjellige, vil det nødvendigvis fortsatt være tilfeller der fysiske dokumenter er u, så det er svært viktig for en digitaliseringsstrategi å finne den rette balansen og utforme en utskriftsinfrastruktur som optimaliserer den digitale reisen.
Moderne multifunksjonsskrivere er ikke lenger tradisjonelle, papirbaserte enheter, men svært allsidige, programmerbare digitale verktøy. Med en strategisk tilnærming kan disse enhetene tilføre betydelig verdi, optimalisere forretningsdriften og åpne opp for mer fleksible arbeidsmåter.
Moderne skybaserte enheter, som RICOHs IM-C-serien, er kraftige digitale sentraler som fungerer på tvers av dokumentprosessene, slik at brukerne kan digitalisere og skrive ut dokumenter etter behov. Enten det dreier seg om å digitalisere fysiske dokumenter direkte inn i en automatisert arbeidsgang via Office 365, SharePoint og andre skybaserte applikasjoner. Eller konvertering av digitale dokumenter til fysiske eksemplarer fra en stasjonær eller mobil enhet fra et hvilket som helst sted direkte til et sentralt sted for utsendelse.
Bygg bro mellom papir og digitalt format
La oss se på hvordan skytilkoblede utskriftsenheter kan omdanne skannede dokumenter til redigerbare og søkbare digitale formater, noe som vil gi mange fordeler for virksomheter og ansatte. For eksempel:
- Effektivitet: Søkbare dokumenter gjør det mye enklere å finne spesifikk informasjon raskt. Søk etter nøkkelord eller fraser for å finne informasjon. Dette gir raskere dokumentbehandling og gjør det enklere for de ansatte å fokusere på viktige oppgaver.
- Samarbeid: Medlemmer i et team kan samarbeide om digitale dokumenter, selv om de jobber eksternt. Dette fremmer bedre kommunikasjon og samarbeid i organisasjonen.
- Presisjon: Manuell inntasting av data fra papirdokumenter kan føre til feil. Skanning og konvertering av dokumenter til digitale formater eliminerer risikoen for feil og sikrer høyere datanøyaktighet.
- HøynetS sikkerhet: Digitale dokumenter kan lagres sikrere og håndteres enklere enn papirdokumenter. Tilgang til digitale filer kan kontrolleres og overvåkes, og sensitiv informasjon kan krypteres eller passordbeskyttes.
- Miljø- Iinnvirkning: Redusert papirforbruk gjennom digitalisering bidrar til å redusere organisasjonens miljømessige fotavtrykk. Dette er bra for miljøet og styrker selskapets arbeid med bærekraft og samfunnsansvar.
Hvorfor samarbeide med en spesialleverandør av og utskrift som tjeneste og automatisering?
Å administrere en utskriftsinfrastruktur kan være tidkrevende. Holde kontakt med utskriftsleverandører, overvåke servicekontrakter, administrere lagerbeholdninger og feilsøke problemer ... alt dette er distraksjonsmomenter som gir økt arbeidsbyrde på interne ressurser.
Outsourcing er en svært effektiv løsning, noe vi har sett i mange bransjer. Det innebærer også rådgivning om beste praksis, omfattende ekspertise, den nyeste og mest bærekraftige teknologien og kan ofte redusere kostnadene. Det er grunnen til at et samarbeid med en ekspert på utskrift som tjeneste og automatiseringsløsninger (MP og AS) er en svært god løsning.
Den riktige partneren kan også tilby ekspertise som omfatter mer enn utskrift. En slik aktør vil fokusere på hele utskriftsinfrastrukturen og gi veiledning om produktivitet og effektivitet, lagring og utnyttelse av data. Dette fører til at prosessene automatiseres, arbeidsflyten effektiviseres og teknologien forbedres. .
Digitalisering er et strategisk mål, og en spesialisert MPogAS-partner kan bidra til transformasjon og at virksomheten når sine mål.
Slik velger du riktig leverandør av utskriftstjenester
- Erfaring fra digital transformasjon: Se etter en dyktig leverandør med dokumenterbar erfaring i å veilede organisasjoner i overgangen fra papirbaserte til digitale arbeidsprosesser.
- Mer enn bare teknologi: Se etter mer enn bare teknologitilbud. En pålitelig leverandør bør kunne gi deg råd om beste praksis og hjelpe deg med å ta i bruk nye metoder for dokumentbehandling og automatisering av arbeidsprosessene.
- Endringsledelse: Velg en leverandør som har lang erfaring med endringsledelse, og som kan hjelpe virksomheten din med å innføre forbedrede arbeidsmetoder.
- Bransjeforståelse: Velg en leverandør med erfaring fra ulike bransjer, som kan skreddersy tilbudet til bransjens unike behov, ettersom hver bransje har sine egne unike krav og spesialiteter.
- Støtte for virksomheter i alle størrelser: Sørg for at leverandøren kan bistå både små og store bedrifter, og tilby den infrastrukturen, veiledningen og støtten som trengs for den digitale overgangen, uansett størrelse og beliggenhet.
Den videre reisen mot digitalisering og automatisering av arbeidsprosesser
Harald List
Director EMEA Product & Services Management, Ricoh Europe
